Missions

Assurer l'assistanat et le suivi des activités du secrétariat de la Présidence - Direction générale du CNRS

Activities

- Assurer les travaux classiques du secrétariat de la Présidence : gestion de l'agenda du Président -
Directeur général (PDG), gestion des interlocuteurs (téléphone, mails ... ), rédaction, diffusion de notes ou
correspondances à partir de consignes orales ou écrites
- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations nationales et internationales
et en assurer la logistique
- Elaborer des actes de gestion dans les domaines administratif, financier et comptable
- Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous journaliers du PDG en rassemblant des informations
et des documents
- Accompagner l'activité du Cabinet de la présidence et du pôle des Affaires juridiques
- Collecter des informations, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation
- Exploiter et alimenter les bases de données relatives au domaine d'intervention
- Concevoir et proposer des modes d'organisation et des procédures
- Classer et archiver les documents

Skills

Savoir-faire
- Maîtriser les techniques d'assistanat de direction ainsi que les exigences techniques et relationnelles
associées : écoute, anticipation, négociation
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur et base de données)
- Savoir appréhender les outils de gestion interne
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Comprendre et s'exprimer aisément en anglais dans toute situation professionnelle : niveau B1 du cadre
européen commun de référence pour les langues
- Posséder des connaissances sur l'organisation et les activités de l'établissement
Savoirs-être
- Savoir faire preuve de rigueur, d'initiatives et de réactivité
- Savoir rendre compte de façon claire et précise des actions et dossiers en cours et en préparation
- Savoir planifier, organiser et prioriser les activités dans le respect des échéances
- Etre autonome dans la gestion des dossiers et force de proposition
- Etre doté(e) d'une aisance relationnelle et rédactionnelle
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
- Posséder des aptitudes pour le travail en équipe
Compétences managériales

Work Context

L'assistante de direction exerce ses fonctions au sein du bureau du secrétariat de la Présidence, en interaction avec les 2 autres assistantes, sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de cabinet.
Elle exerce ses fonctions selon deux horaires hebdomadaires en alternance: 8h30-17h15, 9h45-18h30

Moyens mis à disposition : - PC avec 2 écrans (à venir siège de bureau adapté)
Principaux interlocuteurs : - Tutelle MESR et pour le CNRS : Directions Générales Déléguées/Directions d'institut/fonctionnelles/ Délégué(e)s Régionaux et autres organismes privés et publics