Missions

Placé-e sous la responsabilité hiérarchique du responsable de la cellule, l'assistant-e en gestion
administrative aura comme mission principale d'assister les unités qui présentent un besoin de soutien
en gestion financière. Il/elle participera également à la gestion des différents budgets de la
délégation régionale . Il/elle produira des tableaux de suivi budgétaire afin de piloter les budgets
dont il/elle aura la charge.

Activités

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Activité 1 : Gestion financière

- Traiter les demandes d'achat/commandes, et saisir les bons de commande dans l'outil de gestion
financière GESLAB sur la base d'un devis ou contrat, pour les unités gérées au sein de la
circonscription et/ou pour la délégation
- Traiter quotidiennement les Workflows du Service Central du Traitement de la Dépense.
- Contrôler régulièrement l'état des commandes (suivi des livraisons et/ou réalisation des
prestations commandées, attestations du service fait et suivi de la facturation).
- Interagir avec les fournisseurs : gestion de litiges liés au paiement des factures
- Saisir les commandes relatives aux dépenses par cartes d'achats dans le délai requis, assurer le
suivi des transactions dans NOUBA et contrôler les relevés bancaires mensuels.
- Saisir dans CANOPE les informations nécessaires aux recrutements des contractuels
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières.
- Alimenter les tableaux de bord du domaine d'activité et en assurer le suivi.


Activité 2 : Gestion des déplacements des agents
- Participer à la gestion des missions / états de frais (pris en charge par les budgets de la
délégation) à travers les outils de l'ESR Mission.
- Assister les personnels dans l'organisation de leurs déplacements.
- Assurer la gestion des crédits émanant des services centraux (FMCAC).
- Établir les ordres de mission et procéder à leur indemnisation.

ACTIVITÉS ASSOCIÉES :
- Assurer le suivi budgétaire des crédits.
- Effectuer les demandes de créations de fournisseurs dans RESEDA.
- Collecter, contrôler et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables.
- Alimenter les bases de données et en assurer le suivi.
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine d'activité.

Compétences

Savoirs / connaissances :
- Comptabilité publique et réglementation financière.
- Techniques de gestion administrative.
- Organisation et fonctionnement des EPST et des unités de recherche

Savoir-faire :
- Faire preuve de rigueur et d'autonomie.
- Utilisation des outils de bureautique courants (traitement de texte, tableur, messagerie).
- Analyse des données comptables et financières.
- Application des règles financières.
- Suivi précis des dépenses et recettes.
- Aisance avec les logiciels informatiques et outils de gestion financière et comptable.
- Organisation de l'activité et respect des délais.
- Bonnes capacités rédactionnelles

Savoirs-être :
- Sens de l'organisation et priorisation des actions.
- Réactivité face aux urgences et respect de la confidentialité des informations et données.
- Excellentes qualités relationnelles et pédagogiques.
- Savoir s'adapter à des interlocuteurs et environnements de travail variés
- Savoir rendre compte et travailler en équipe.
- Rigueur et autonomie.
- Adaptabilité et travail en équipe.
- Discrétion et bonne communication.

Contexte de travail

La délégation Occitanie Ouest est l'une des 17 délégations régionales du CNRS. Elle assure des
missions de gestion, d'appui aux laboratoires de recherche, de représentation de l'établissement,
d'animation et de coordination de la communauté scientifique. La délégation est structurée en 8
services mobilisant 150 agents qui assurent des missions d'appui aux unités de recherche.

Le poste est exercé à la délégation régionale, au sein de la cellule des affaires générales (CAG), en
relation constante avec l'ensemble des agents de la délégation et ceux des unités dont il aura la
gestion financière. La cellule des affaires générales comprend 4 agents dont son responsable. Il/elle
sera rattaché hiérarchiquement au responsable de cette cellule. Il/elle est en contact direct avec
tous les services de la délégation, mais aussi avec l'ensemble des agents de la circonscription. Basée
sur le campus scientifique de Rangueil, la Délégation Occitanie Ouest dispose, pour son personnel,
d'un restaurant d'entreprise et d'un parking.