Missions

Le/la responsable du Pôle Administratif de CNRS Écologie & Environnement assure le pilotage de l'ensemble de l'activité d'assistanat à la Direction de l'institut. A ce titre, elle/il assure la qualité de l'instruction des dossiers, la continuité de service et la mutualisation du savoir et des compétences au sein du Pôle. Elle/il assiste directement la Directrice adjointe administrative de l'Institut dans ses missions et peut, selon le besoin, assurer l"assistanat d'autres Directrices.teurs Adjoint.e.s

Activités

La/Le responsable du Pôle Administratif organise et pilote l'activité des assistant.e.s de direction de l'institut. À ce titre, elle/il :
* Suit et sécurise l'ensemble de l'activité notamment
o Dans la gestion des agendas collectifs et individuels
o Dans le suivi et le bon déroulement des dossiers dont le Pôle a la responsabilité
o Dans le suivi de l'organisation des réunions/séminaires de Direction, de la mise à disposition des documents, des compte-rendu, de la production de synthèse de suivi de décisions et de bilans
o L'exploitation et l'alimentation des bases de données relatives au périmètre du Pôle

* Organise la bonne circulation de l'information au sein du Pôle,
* Garantit la continuité de service et la répartition des missions et activités notamment dans le cadre des évènements transverses à la Direction.

Le/la responsable du Pôle met en œuvre les moyens d'organisation de l'activité de la Direction.
Elle/il :
* Propose et élabore les indicateurs et tableaux de bord pertinents pour l'aide à la prise de décision
* Coordonne la mise en place des environnements numériques partagés et des outils permettant d'améliorer le travail collaboratif au sein de la Direction.

Dans le cadre de l'assistanat de la D.A.A., elle/il assure spécifiquement :
* Le suivi et la sécurisation de l'agenda
* L'organisation de ses missions
* La programmation des Dialogues Objectifs Ressources des unités dont l'institut est référent
* L'assistance au suivi et à l'instruction des dossiers spécifiques de la Direction.

Compétences

Savoirs généraux :
- Connaissance de l'Organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique, des partenaires et des acteurs de l'ESR
- Maitrise de l'organisation et du fonctionnement du CNRS et de l'institut
- Techniques de management
- Méthodologie de conduite de projet
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Connaissance générale des ressources humaines.

Savoir-faire :
- Etre capable d'élaborer des outils d'analyse et synthèse , choix d'indicateurs, tableaux de bords - Maîtriser les techniques de rédaction (notes, procédures, courriers)
- Savoir utiliser les systèmes d'information de l'établissement
- Savoir organiser la circulation de l'information auprès des interlocuteurs internes et externes à la structure
- Savoir appliquer la réglementation
- Maîtriser les techniques de communication orales et écrites.

Savoir-être :
- Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
- Avoir le sens de l'organisation et savoir gérer les priorités
- Être autonome, savoir rendre compte et savoir faire preuve de réactivité
- Savoir respecter les règles de discrétion et de confidentialité
- Savoir adapter son langage aux divers interlocuteurs

Contexte de travail

CNRS Écologie & Environnement est l'un des dix instituts du CNRS. Il a pour mission de fédérer et faire émerger les sciences de l'environnement au sein de ses unités. L'équipe administrative est composée de 6 pôles (Structures & RH, communication, ressources financières, Europe & International et administratif) qui rassemblent une quinzaine d'agents.
Au sein de CNRS Écologie&Environnement, le pôle administratif est composé d'un ou d'une responsable et de 3 assistant.e.s en gestion administrative. Il est rattaché hiérarchiquement et fonctionnellement à la D.A.A. Il effectue ses missions au bénéfice de l'ensemble de l'équipe de Direction et en étroite coopération et en interaction permanente avec l'ensemble des pôles de l'institut. Le pôle administratif agit en interaction avec les directions du siège et les services de la délégation PMA