Missions

Le/la chargé(e) du suivi des structures doit assurer le suivi des structures opérationnelles et outils d'animations rattachés à CNRS Biologie, apporter un appui méthodologique à la prise de décision en lien avec l'ensemble des processus liés à l'évaluation et à la contractualisation. Apporter un soutien technique à la cellule RH du pôle.

Activités

-Mettre en œuvre les processus relatifs à la création et au renouvellement des structures (de l'évaluation à la décision)
-Mettre en œuvre les processus liés à la nomination de leurs directeurs, à l'établissement des lettres de mission en lien avec les DAS
-Participer au processus de contractualisation des unités pour l'Institut
-Etre l'interlocuteur des délégations régionales et de la Direction des affaires juridiques pour les conventions hors contractualisation
-Tenir des tableaux de bord et de suivi, réaliser des études et statistiques
-Mettre en œuvre une démarche d'amélioration continue : participer à la formalisation et à la simplification des processus
-Participer à la mise en place de différents outils CNRS liés à l'activité
-Mettre à jour les systèmes d'information supports aux différentes activités (Otarie, Reseda, Doc Utiles)
-Assurer la coordination avec les différents interlocuteurs impliqués dans ces processus (SGCN, DAPP, DR, DRH, DAJ)
-Assurer les interactions avec la cellule RH du pôle RH et Structures de CNRS Biologie sur des dossiers partagés
-Apporter un soutien informationnel à la directrice adjointe scientifique en charge de la politique de site
-Assurer la circulation de l'information avec les pôles fonctionnels de l'institut
-Instruire des dossiers, constituer et synthétiser des documents ou supports en vue de réunions, de décisions
-Rédiger des courriers, notes et les enregistrer dans l'outil dédié
-Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations d'interlocuteurs divers (directeurs d'unités, partenaires académiques, etc.)
-Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace, y compris numérique
-Participer, en tant que de besoin, à des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs)

Compétences

-Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche en France
-Disposer de bonnes capacités rédactionnelles pour élaborer et rédiger des notes d'information et des documents de synthèse
-Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment le pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et de l'agenda électronique (Outlook)
-Savoir expliquer et faire appliquer les textes réglementaires
-Avoir des capacités d'analyse et de synthèse
-Savoir élaborer des choix et planifier des actions
-Savoir prioriser les tâches et anticiper
-Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences
-Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel
-Savoir travailler en équipe
-Être autonome dans la gestion et le suivi des dossiers et savoir rendre-compte
-Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse

Contexte de travail

Le CNRS, Centre national de la recherche scientifique, est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du Ministère de la Recherche et de l'innovation. Au sein du CNRS, CNRS Biologie pilote la politique scientifique dans le domaine des sciences biologiques pour l'ensemble de ses unités de recherche. Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. CNRS Biologie est, en taille, le plus important institut du CNRS, représentant à lui seul un quart du volume financier et des personnels du CNRS avec 210 unités de recherche et d'appui à la recherche, plus de 19 000 personnels travaillant au sein de ses unités.
CNRS Biologie est situé au siège du CNRS (3, rue Michel-Ange Paris 16ème). L'équipe de direction de l'institut compte environ 60 collaborateurs (30 IT et 30 scientifiques).
Le/la chargé(e) des structures travaille sous l'autorité du responsable du pôle RH et Structures.