Missions

Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et /ou comptable pour un portefeuille de gestion. Avoir un rôle d’appui et de conseil pour son périmètre de gestion.

Activités

- Préparer et contrôler les opérations d’engagement, de service fait, de pré-liquidation (commandes et missions) et de traitement des workflows.
- Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion selon les procédures internes mises en place.
- Régler les anomalies, prévenir et régler les éventuels contentieux.
- Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations pour un portefeuille de gestion donné.
- Interagir avec les fournisseurs : envoi des commandes, vérifications de devis, gestion de litiges courants (retards de livraison, retards de paiements, ...)
- Consolider, suivre et analyser les situations mensuelles, annuelles et pluriannuelles des ressources et des dépenses de son périmètre de gestion.
- Participer à la négociation et au montage des achats importants et/ou communs dans le respect de la règlementation et dans l’intérêt de l’unité (optimisation, rationalisation…).
- Alimenter des tableaux de bord et les bases de données dédiées à la gestion en interne comme en externe.
- Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
- Accueillir, informer, gérer les demandes et le cas échéant orienter les personnels et les invités.
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation financière.
- Assurer la continuité au sein de son équipe de gestion de rattachement et du service.
- Participer à la vie collective du service (réunions, séminaires, groupe de travail thématique…)

Compétences

Connaissance, savoir :
- Maitriser les techniques de gestion administrative, financière et comptable.
- Connaissances en comptabilité publique
- Maitriser son environnement et son réseau professionnel.
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique…)
- Exploiter et maîtriser les outils de gestion des tutelles du laboratoire : GESLAB, SIFAC, ESR Mission, Webcontrat
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais niveau A1 souhaité.

Savoir-faire :
- Suivre les procédures et les appliquer à des cas concrets
- Comprendre les textes réglementaires en vue de les appliquer et de les expliquer
- Savoir contrôler la qualité et la cohérence des données saisies.
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir hiérarchiser et gérer les priorités
- Savoir rechercher l’information et la vérifier.
- Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir-être :
- Avoir le sens du relationnel et de la communication
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte de son activité
- Faire preuve d’autonomie, de réactivité et de rigueur
- Savoir respecter la confidentialité

Contexte de travail

L'I2BC est une très grande unité mixte de recherche CNRS, CEA et Université Paris Saclay. L'unité a un effectif moyen de près de 650 personnes réparties entre 5 départements scientifiques, 60 équipes de recherches, 17 plateformes technologiques de haut niveau et 12 services supports et soutiens. Son budget annuel multi tutelles moyen est de 16 millions d’euros.
Le service financier se décline en deux pôles ; un pôle d’appui aux équipes de recherche et un pôle d’appui aux services support et soutien et dépenses mutualisées. L'effectif du service compte 13 personnes dont une responsable de service, 3 responsables d'équipe de gestion, 1 contrôleur de gestion et 8 gestionnaires.
Au sein de ce service financier, l’agent travaillera avec le contrôleur de gestion et sera placé(e) sous sa responsabilité hiérarchique. Elle/Il sera en charge du suivi de l’intégralité de la chaîne de la dépense dans le respect des règles et des procédures applicables à la gestion publique pour un portefeuille de gestion.