Missions

L'assistant(e) des ressources humaines coordonne et réalise les procédures internes et les actes administratifs, dans le respect des techniques, des règles et des procédures de nos tutelles et de la réglementations en vigueur.

Activités

- Accueillir, informer et conseiller les agents dans leur situation professionnelle et administrative et les responsables de service et d'équipes dans leurs missions de management et de gestion des personnels
- Instruire les dossiers et contrôler l'information relative à ces procédures de gestion et aux actions RH (recrutements; convention de stage ; absences et congés, autorisation de cumul….)
- Suivre les demandes auprès du Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) des différentes tutelles
- Dans le respect des statuts, proposer, coordonner et mettre en œuvre des processus internes et documents de gestion individuelle ou collective des personnels permanents et non permanents de l'I2BC dans la majorité des situations rencontrées dans une UMR (Ex: Procédures d'accueil ; autorisation fonctionnaire défense et limitations d'accès…) et veiller à leur application
- Suivre, anticiper et gérer avec le service financier, la masse salariale des recrutements et des stagiaires sur contrats de recherche (Calcul des couts, suivi des crédits...)
- Alimenter et actualiser les outils et les méthodes de gestion RH propres à l'unité ainsi que des tableaux de bord (Ex: Gérer la base de données I2BC de suivi des personnels, mise à jour des outils des tutelles…)
- Produire et réaliser sous couvert du responsable l'organigramme, des bilans d'activité
- contribuer à la réalisation de rapports, d'enquêtes, audits ou évaluation et préparer les éléments administratifs nécessaires aux instances et commissions
- Organiser la communication des procédures de gestion RH (recrutement, concours, mobilité, formation...), la diffuser aux personnels et s'assurer de leur compréhension des personnels
- S'informer sur les évolutions de la réglementation, des procédures et veiller à leur application équitable pour toute l'unité
- Assurer le suivi et les demandes de formation,
- Contribuer à l'élaboration du plan de formation de l'unité
- Mettre en œuvre la démarche qualité dans la gestion des activités des services supports soutiens (Ex: Traçabilité des procédures et des actes)
- Rédiger des notes et des courriers administratifs
- Être référent au sein du service et pour l'unité d'un domaine expertise RH

Compétences

Savoirs, connaissances :
- Connaissance des statuts, règlements et procédures de gestion des personnels de la fonction publique et du CEA
- Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l'enseignement supérieur
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Connaissance générale du droit public (organisation de l'Etat, hiérarchie des textes, régime juridique des actes administratifs).
- Connaissance générale des outils et des méthodes statistiques
- Connaissance générale des concepts de GPEC
- Anglais: Niveau B1
- Utiliser les outils bureautiques (maîtrise)

Savoir-faire :
- Identifier les priorités et planifier les actions nécessaires
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse ...
- Exploiter les systèmes d'information et les outils bureautiques nationaux ou locaux (RESEDA, CANOPE, AGATE TEMPO, ADONIS…)
- Concenvoir des tableaux de bords.

Savoir-être:
- Sens de la confidentialité
- Sens du relationnel et de la communication
- Savoir Rendre compte
- Travailler en équipe et au contact du public
- Rigueur et fiabilité
- Réactivité

Contexte de travail

L'I2BC est une très grande unité mixte de recherche, créée au 1er janvier 2015 et qui a pour tutelle le CNRS, CEA et Université Paris Saclay et aussi une dizaine d'autres partenariats (INRAe, INSERM, Université de Paris…..). Elle est localisée jusqu'en 2023 sur les sites de Gif, d'Orsay et de Saclay.

L'unité a un effectif moyen de près de 650 personnes réparties entre 5 départements scientifiques, 60 équipes de recherches, 15 plateformes technologiques de haut niveau et 6 services supports (RH, Finances, H&S, Patrimoine immobilier, Exploitation et maintenance, Magasin et livraison,) et de 6 services soutiens (Informatique et calcul scientifique, préparation en biologie, serres et expression des protéines cellules eucaryotes, affaires scientifiques et communication).

L'assistant(e) RH sera sous l'autorité de la responsable du service de gestion des personnels et des carrières. L'équipe se compose de 4 agents. La personne recrutée sera localisée à Gif sur Yvette.
Le service de Gestion des Personnels et des Carrières de l'I2BC assure la supervision et la coordination complexes de l'ensemble des ressources humaines (personnels permanents et non-permanents) multi-tutelles de l'unité.

Informations complémentaires

CDD de 6 mois renouvelable