Missions

Assistanat, organisation quotidienne et réalisation d'activités administratives pour l'équipe de Direction de l'unité

Activités

Sous l'autorité de l'équipe de Direction :

- Assistance auprès de la Direction dans la coordination de l'organisation matérielle et logistique des instances et d'évènements institutionnels scientifiques ou non de l'unité (Conseil d'unité, Conseil scientifique, Comité de direction) et autres Comités ad hoc ou permanents (Séminaire de direction, Comité Emménagement, Cellule Coordination Formation, Assemblée Générale pour les différentes catégories de personnels) ;
- Réalisation du secrétariat courant et suivi : Rédaction de courriers et documents administratifs pour la Direction et l'unité (lettre de soutien, de demande de financement pour les chercheurs, de bourse pour les doctorants, auprès des agences de financement nationales, lettres de recommandation, avis circonstancié pour des dossiers administratifs particuliers) ;
- Rédaction des comptes rendus, rapports d'activités et autres documents de synthèse de l'unité ;
- Proposition et conception des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
- A partir des informations disponibles des services supports-soutiens, préparation de tout un ensemble de documents internes comme externes tableaux de bord, enquêtes, évaluations, synthèses…
- Circulation et diffusion de l'information en interne et en externe (comptes rendus, relevés de décision, procès-verbaux des différentes instances de l'unité), en veillant à leur mise à jour sur les supports de communication de l'unité ;
- Archivage et conservation fiabilisée, physique et numérique, des documents liés au contexte d'activité de la Direction et plus globalement de l'unité.
- Gestion de l'emploi du temps de l'équipe de Direction ; Agenda de l'unité (suivi du calendrier annuel des opérations, des instances et des évènements de l'unité)
- Prévention des éventuels contentieux administratifs .

Compétences

Savoirs / connaissances :
- Capacités d'analyse et de synthèse ;
- Connaissances des établissements publics (tutelles CNRS, CEA et Université Paris Saclay) ; Objectifs et projets de l'unité ;
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :
- Maîtrise des outils bureautiques et techniques d'élaboration de documents
- Conception et suivi de tableaux de bord et procédures

- Savoir-faire :
Compétences rédactionnelles ; Capacité de synthèse Polyvalence ; Sens des priorités ; Autonomie

- Savoirs-être : Rigueur ; Discrétion ; Implication ; Disponibilité ; Respect de la confidentialité ; Savoir rendre compte

- Compétences managériales : Techniques de Management ; Aptitudes à l'encadrement de non-permanents (Cdds ; stagiaires ; …)

Contexte de travail

L'I2BC est une très grande unité mixte de recherche, créée au 1er janvier 2015 et qui a pour tutelle le CNRS, CEA et Université Paris Saclay et aussi une dizaine d'autres partenariats (INRAe, INSERM, Université Paris Diderot…..). Elle est localisée jusqu'en 2023 sur les sites de Gif, d'Orsay et de Saclay.

L'unité a un effectif moyen de près de 650 personnes réparties entre 5 départements scientifiques, 61 équipes de recherches, 15 plateformes technologiques de haut niveau et 6 services supports (RH, Finances, H&S, Patrimoine immobilier, Exploitation et maintenance, Magasin et livraison,) et de 6 services soutiens (Informatique et calcul scientifique, préparation en biologie, serres et expression des protéines cellules eucaryotes, affaires scientifiques et communication).

L'assistant(e) de Direction sera sous l'autorité hiérarchique du secrétaire général avec des interactions quotidiennes et fonctionnelles auprès du directeur d'unité et de la directrice adjointe. L'équipe de direction est composée de 3 personnes : Directeur, Directrice Adjointe et Secrétaire Général.

Dans le cadre du CDD, il aura tout particulièrement en charge l'aide au montage du dossier d'évaluation HCERES pour le prochain mandat : consolidation du dossier d'"évaluation et organisation de la visite du comité d'évaluation.

Informations complémentaires

CDD de 6 mois renouvelable