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CDD Assistant Ingénieur en gestion admlinistrative RH et finances (H/F)


Date Limite Candidature : jeudi 12 août 2021

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Informations générales

Référence : UMR9198-CHROUL1-052
Lieu de travail : GIF SUR YVETTE
Date de publication : jeudi 22 juillet 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Salaire brut mensuel entre 1888 et 2234 € selon l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant(e) coordonne et réalise les procédures internes et les actes administratifs, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables aux domaines des ressources humaines et de la gestion financière.

Activités

ACTIVITES DE GESTION DES PERSONNELS (NON PERMANENTS) :

- Contrôler et instruire les dossiers relatifs aux recrutements des personnels non permanents dont les conventions de stage.
- Coordonner et mettre en oeuvre des processus internes de gestion des personnels non permanents dans le respect des statuts d'une unité mixte de recherche CNRS - Université Paris Saclay - CEA (Ex: Procédures d'accueil ; autorisation fonctionnaire défense et limitations d'accès…).
- Suivre, anticiper et gérer, la masse salariale des recrutements et des gratifications (calcul des coûts, éligibilité des dépenses de personnel, ...)
- Alimenter et actualiser les outils et les bases de données des tutelles comme de l'unité
- Etablir les tableaux de bord pour le suivi du personnel ; Réponse aux enquêtes


ACTIVITES DE GESTION FINANCIERE :

- Assurer le suivi de l'intégralité de la chaîne de la dépense et les crédits par type de dépense pour un portefeuille de gestion donné.
- Suivre la mise en place et la programmation pluriannuelle dans une application dédiée (SIGFIC) des appels à projets, engagement pré liquidation et suivi de l'ensemble des dépenses de toute nature y compris de personnel.
-Consolider, suivre et analyser les situations mensuelles, annuelles et pluriannuelles des ressources et des dépenses de son périmètre de gestion
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.
- Collaborer avec le contrôleur de gestion de l'unité pour la mise en place de la facturation interne de prestations (Plateformes technologiques)


ACTIVITES COMMUNES DE GESTION DES PERSONNELS NON PERMANENTS ET DE GESTION FINANCIERE :

- Assurer la continuité de service au sein de l'équipe administrative.
- Suivre l'évolution de la règlementation dans les domaines RH et financier
- Assurer la communication interne des procédures de gestion administrative ; la diffuser ; et s'assurer de leur compréhension auprès des personnels de l'unité
- Interagir avec les services des tutelles
- Rédiger des notes et des courriers administratifs
- Classer et archiver les pièces et justificatifs selon les procédures internes mises en place.

Compétences

Connaissances, et savoirs généraux :

- Connaissance des statuts, règlements et procédures de gestion administrative de la fonction publique
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, ressources humaines, financière et comptable.
- Anglais: Niveau B1
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique…)
- Connaissance technique des logiciels de gestion Geslab (CNRS) et SIFAC (UPSaclay). Une formation interne sera proposée le cas échéant.

Savoir-faire :

- Comprendre les objectifs et les projets du laboratoire et l'importance de ses collaborations avec différents types de partenaires
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Suivre les procédures et les appliquer à des cas concrets
- Analyser les situations de litige et mettre en place une solution pour les résoudre
- Identifier les priorités et planifier les actions nécessaires

Savoir-être :

- Posséder un relationnel de qualité et savoir travailler au sein d'un collectif
- Accepter et suivre les contraintes de poste liées aux changements de réglementation et d'organisation de service
- Faire preuve d'autonomie, d'adaptabilité et de rigueur
- Savoir rendre compte
- Respecter les règles de confidentialité

Contexte de travail

L'Institut de biologie intégrative de la cellule ('I2BC) est une très grande unité mixte de recherche CNRS, CEA et Université Paris Sud créée depuis le 1er janvier 2015.

Localisée jusque début 2022 sur les sites de Gif, d'Orsay et de Saclay, l'unité a un effectif moyen de près de 650 personnes réparties entre 5 départements scientifiques, 64 équipes de recherches, 15 plateformes technologiques de haut niveau et 12 services supports (Gestion/Finances, RH, Patrimoine Immobilier et exploitation de l'Infrastructure, Exploitation et maintenance du patrimoine et de l'infrastructure, magasin et livraison, H&S,) et de services soutiens (Informatique et calcul scientifique, Préparation en biologie, Serres, expression des protéines cellules eucaryotes et animalerie).

Son budget annuel moyen est d'environ 20 M€ issus de ses tutelles, de près de ces 140 contrats de recherches vivants (Europe ; ANR, collectivités, industriels, …)

Placé(e) sous la responsabilité directe du chef de service de Gestion des Personnels et des Carrières de l'I2BC, l'agent aura une activité commune et mutualisée auprès des services RH et Finances (Pôle d'appui aux services supports et soutien et dépenses mutualisées) pour l'ensemble des actes de gestion administrative de son périmètre.

Le service de Gestion des Personnels et des Carrières de l'I2BC assure la supervision et la coordination complexes de l'ensemble des ressources humaines (personnels permanents et non-permanents) multi-tutelles de l'unité. Il est composé de 3 agents permanents.

Le pôle d'appui aux services supports et soutien et dépenses mutualisées dépend du service financier qui compte 14 personnes dont une responsable de service, 3 responsables d'équipe, 1 contrôleur de gestion, et 8 gestionnaires.

Informations complémentaires

CDD de 6 mois renouvelable

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