Missions

Coordonner et réaliser les activités de gestion administrative, financière, de ressources humaines de la structure. Assurer un rôle d'interface privilégiée avec les services de support et de soutien à la recherche en garantissant le respect des procédures de nos tutelles et la réglementations en vigueur.

Activités

Activités administratives :
- accueillir et renseigner les visiteurs,
- orienter et assister les chercheurs dans leurs activités,
- recueillir, traiter et diffuser l'information aux membres du laboratoire,
- communiquer avec les partenaires extérieurs,
- répondre aux demandes des tutelles,
- participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire (appel d'offre)
- Concevoir et proposer des processus et documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- participer à l'organisation des événement du laboratoire
- réaliser des enquêtes, produire des bilans, statistiques

Activités budgétaires, financières et contractuelles :
- suivi des contrats (signature, échéances/rapports, facturation, relevé de dépenses…),
- suivi des budgets des contrats,
- mise à jour des différents tableaux de bord du laboratoire,
-répondre aux demandes de nos tutelles.

Activités RH :
- accueillir, informer et orienter les personnels dans leurs démarches RH,
- mise à jour des outils des tutelles et de l'unité (RESEDA, fichier du personnel
du LMPS,…),
- Suivi demandes ZRR
- répondre aux demandes de nos tutelles,

Compétences

Savoirs / connaissances :
- Notion sur l'organisation de l'enseignement supérieur (statut des structures et des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche)
- Notion sur la réglementation juridique, administrative, budgétaire et financière relative aux établissements et aux tutelles :
o Droit des contrats
o Droit public
o Réglementation comptable et fiscale et d'achat applicables aux établissements publics.
o Connaissances budgétaires générales
o Dispositifs régional, national, européen et international de recherche
o Connaissance générale des ressources humaines
- Techniques de communication
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire
- Connaissance des logiciels de gestion du CNRS (Geslab, WEbcontrat, Canopé, Etamine, Simbad, RESEDA….)
- Réaliser des synthèses
- Rédiger des rapports ou des documents
- Concevoir des tableaux de bord

Savoirs-être
- Autonomie
- Rigueur / Fiabilité
- Réactivité
- Sens relationnel
- Travail en équipe

Contexte de travail

Le Laboratoire de Mécanique Paris-Saclay (LMPS) est une Unité Mixte de Recherche commune à l'Ecole Normale Supérieure Paris-Saclay, à CentraleSupélec, au Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) dont la vocation est la recherche sur toutes les facettes de la mécanique des solides.
Le LMPS comprend environ 220 membres dont 48 enseignants-chercheurs, 9 chercheurs du CNRS, 6 émérites, 12 chercheurs associés, plus de 90 doctorants, 5 post-doctorants et 35 ingénieurs, techniciens et administratifs.
Il se structure en 4 équipes de recherche et 3 centres de ressources en appui à la recherche dont le Centre de Gestion (CdG).
Le LMPS est localisé sur 2 sites : ENS Paris-Saclay et CentraleSupélec, tous 2 situés à Gif-sur-Yvette.

La personne recrutée sera intégrée à l'équipe du Centre de Gestion, dirigé par la chargée de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel.
L'équipe se compose de 7 agents.
La personne recrutée aura son bureau sur le site de CentraleSupélec et sera amenée à travailler sur les deux sites du laboratoire distants de 300 m.