Assistant administratif (H/F) en gestion administrative et ressources humaines

Job Description

Missions

Assurer, avec autonomie dans son périmètre, la préparation, le suivi et la coordination de dossiers administratifs, principalement dans le domaine des ressources humaines, et contribuer au bon fonctionnement quotidien du service administratif du LMD. Apporter un appui opérationnel aux agents, à la direction et aux interlocuteurs des tutelles, dans le respect des procédures et des échéances.

Activity

Gestion administrative et appui aux ressources humaines
• Préparer, vérifier et assurer le suivi des dossiers administratifs RH, en lien avec les responsables concernés et les services des tutelles.
• Contribuer à la préparation et au suivi des contrats, conventions d’accueil, conventions de stage et autres documents administratifs relevant de son périmètre.
• Assurer l’interface administrative avec les agents, les étudiants, les services RH des tutelles; orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.
• Mettre à jour les bases de données, tableaux de suivi et dossiers partagés ; veiller à la fiabilité, à la traçabilité et à la confidentialité des informations.
• Participer à la collecte des données et à la préparation d’éléments de bilan ou de réponse aux enquêtes administratives et RH.
• Informer les agents sur les procédures usuelles et contribuer à la diffusion de supports d'information et à l'amelioration des pratiques administratives.
• Contribuer aux activités transverses du service administratif, notamment en matière de communication interne et de circulation de l’information,
• Assurer un interface avec la cellule QVT du laboratoire ainsi que celle des tutelles (CNRS, Polytechnique, SU et ENS)

Accueil, logistique et fonctionnement du site
• Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs et contribuer au traitement des demandes administratives courantes.
• Assurer un soutien au site de Palaiseau: courrier, badges et accès, signalétique des bureaux, restauration …
Coordination et amélioration des activités
• Coordonner le suivi de dossiers et les échanges entre les interlocuteurs internes et externes, en veillant au respect des délais.
• Assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie sur l’avancement des dossiers et les points nécessitant un arbitrage.

Your Profil

Skills

Savoirs / connaissances
• Connaissance des principes et procédures de gestion administrative dans un établissement public ou un organisme de recherche.
• Connaissances de base en gestion des ressources humaines et compréhension de l’environnement multi-tutelles de la recherche publique.
• Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données administratives et RH.
• Connaissance des outils bureautiques et des méthodes de suivi de dossiers.
Savoir-faire
• Instruire et suivre des dossiers administratifs, vérifier la complétude des pièces et appliquer les procédures.
• Organiser et prioriser son activité, anticiper les échéances et gérer plusieurs demandes simultanément.
• Construire et actualiser des tableaux de suivi et exploiter des données administratives.
• Rédiger des courriels, comptes rendus, notes et supports d’information clairs et adaptés aux destinataires.
• Utiliser les outils bureautiques, notamment Word et Excel, et s’approprier les applications de gestion des tutelles.
• Communiquer avec des interlocuteurs variés et rendre compte de l’avancement des dossiers.
Savoir-être
• Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité.
• Autonomie, esprit d’initiative et capacité à rendre compte.
• Qualités relationnelles, sens de l’accueil et aptitude au travail en équipe.
• Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et sens du service public.
• Adaptabilité, réactivité et capacité à gérer les priorités.

Formation de niveau bac +2 / bac +3 ou expérience équivalente en gestion administrative, gestion RH ou administration publique. Une expérience en environnement universitaire, scientifique ou multi-tutelles serait appréciée. Une expérience des procédures RH de la fonction publique constitue un atout.

Your Work Environment

Le Laboratoire de Météorologie Dynamique (LMD), unité mixte de recherche consacrée à l’étude de l’atmosphère et du changement climatique, est placé sous les tutelles du CNRS, de l’École polytechnique, de l’École normale supérieure et de Sorbonne Université, avec une tutelle secondaire de l’ENPC. Le laboratoire est réparti sur trois sites : Palaiseau, Jussieu et l’ENS à Paris.
L'assistant-e en gestion administratif contribue à la continuité et à la fiabilisation de la gestion RH du laboratoire, dans un environnement multi-tutelles.

Constraints and risks

-

Compensation and benefits

Compensation

Selon grille CNRS et expérience à partir de 2 347.95 Euros brut

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

CNRS

The research professions