Assistant gestionnaire Administratif (H/F)

Job Description

Missions

Au sein du service administratif du Laboratoire de Météorologie Dynamique (LMD), l’assistant gestionnaire administratif réalise, de manière autonome, des activités de gestion administrative et financière en appui aux équipes de recherche.
Il assure principalement la gestion administrative des missions des personnels du site de Paris Jussieu et des intervenants extérieurs, de la préparation du déplacement au remboursement des frais, dans le respect des règles et procédures des tutelles.
Il contribue également à la gestion des commandes, au suivi budgétaire des équipes et des contrats de recherche ainsi qu'au suivi et à l'archivage des dépenses.

Activity

Gestion des missions
• Assurer la gestion des missions des personnels et intervenants extérieurs : ordres de mission, transports, hébergement, états de frais et remboursements.
• Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches et veiller au respect des procédures.
• Contrôler les pièces justificatives et assurer la clôture des dossiers de mission.
• Utiliser les applications dédiées à la gestion des missions : ESR Mission, Etamine et Notilus.
• Assurer l'interface avec les personnels, les prestataires et les services administratifs concernés.
Gestion financière
• Effectuer les opérations de gestion dans GESLAB et SIFAC+.
• Assurer le suivi des dépenses et des crédits des équipes au moyen de tableaux de bord.
• Contribuer à la préparation des rapports financiers et au suivi des contrats gérés à Sorbonne Université.
• Centraliser, numériser, classer et archiver les pièces administratives et financières.

Your Profil

Skills

Connaissances
• Connaissance des règles et procédures relatives aux missions et déplacements professionnels.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière.
• Notions de comptabilité et de suivi budgétaire.
• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche appréciée.
• Anglais : B1 (CECRL).
Savoir-faire
• Utiliser les applications de gestion des missions : ESR Mission, Etamine, Notilus.
• Utiliser GESLAB, SIFAC+ et les outils bureautiques, notamment Excel et Word.
• Mettre en œuvre les procédures de gestion administrative et financière.
• Contrôler la régularité et la conformité des dossiers et pièces justificatives.
• Analyser des données comptables et financières.
• Élaborer et exploiter des tableaux de bord.
• Planifier son activité, gérer les priorités et respecter les échéances.
• Informer et accompagner les chercheurs et personnels dans leurs démarches.
•
Savoir-être
• Rigueur et fiabilité.
• Autonomie et sens de l'organisation.
• Capacité à gérer les priorités et les échéances.
• Qualités relationnelles et sens du service.
• Aptitude au travail en équipe et à la coopération.
• Capacité à rendre compte et à alerter.
• Discrétion et respect de la confidentialité

Your Work Environment

Le Laboratoire de Météorologie Dynamique (LMD) est une unité de recherche placée sous la tutelle du CNRS, de l'École Polytechnique, de l'École normale supérieure et de Sorbonne Université. Il compte environ 220 personnes réparties sur trois sites : Palaiseau, ENS Paris et Sorbonne Université/Jussieu.
Le service administratif est composé de 9 personnes, dont 7 à Palaiseau et une personne sur chacun des deux sites parisiens.
Le poste est situé sur le site de Jussieu à Paris 5e, en collaboration étroite avec la gestionnaire administrative actuellement en poste. L’assistant gestionnaire travaille en relation avec les chercheurs, enseignants-chercheurs, personnels du laboratoire, prestataires et services administratifs des différentes tutelles.
Il contribue au fonctionnement collectif du service dans un esprit d'entraide et de continuité de service. Des déplacements ponctuels sur le site de l'École Polytechnique à Palaiseau peuvent être nécessaires.
Une formation interne aux outils et procédures spécifiques au CNRS et aux tutelles pourra être assurée.

Constraints and risks

-

Compensation and benefits

Compensation

Selon grille CNRS en vigueur à partir de : 2 497.95 Euros brut

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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