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Gestionnaire H/F - Assistant événementiel


Date Limite Candidature : mardi 12 juillet 2022

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Informations générales

Référence : UMR8539-ISARIC-076
Lieu de travail : PALAISEAU
Date de publication : mardi 21 juin 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Selon grille CNRS et expérience (début à 2 172.75 E)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le Laboratoire de Météorologie Dynamique recherche un gestionnaire polyvalent en soutien aux activités de gestion administrative et financière du service administratif et en soutien aux événements organisés par les chercheurs du laboratoire (conférences, séminaires, campagnes de mesures, etc.).

Activités

Activités de gestion administrative et financière (une formation interne sera apportée pour ces activités) :
- assurer le suivi de contrats (points réguliers sur l'exécution du budget avec le responsable scientifique du contrat, rapports financiers pour les contrats arrivant à échéance)
- instruire des dossiers de déplacements professionnels, avec et sans frais, en France et à l'étranger en en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- gérer des commandes de régularisation d'achats pour cartes achat
- gérer les dossiers de conventions de stage (contrôler et préparer la mise en signature des conventions)

Activités de logistique événementielle :
- assister les chercheurs et ingénieurs dans l'organisation d'événements (conférences, séminaires, campagnes de mesures en France ou à l'étranger)
- assurer les relations avec les fournisseurs (traiteurs, fournisseurs de goodies, etc.)
- l'aide à l'accueil lors de l'événement serait apprécié (déplacements en France et à l'étranger possible, mais pas indispensable)

Compétences

- Etre autonome tout en sachant rendre compte de son activité à sa hiérarchie
- Etre rigoureux dans le suivi des dossiers administratifs
- Savoir hiérarchiser ses tâches et organiser son activité en tenant compte des échéances et des contraintes
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
- Connaissance générale des règles et des techniques de la comptabilité, notions de base de la comptabilité publique
- Connaissance des outils bureautiques (Excel, Word, messagerie électronique) ; la connaissance des outils de gestion financière (GESLAB, PEP Premium) serait un plus
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais

Contexte de travail

Sous la tutelle du CNRS, de l'Ecole polytechnique (EP), de l'Ecole normale supérieure (ENS) et de Sorbonne université (SU), le LMD étudie l'atmosphère et le changement climatique en s'appuyant sur la modélisation numérique et l'observation de l'atmosphère, de l'océan et des surfaces continentales à diverses échelles, du local au régional. Le LMD est un laboratoire de 240 personnes localisé sur trois sites : l'un à Palaiseau (EP), les deux autres à Paris (ENS et SU/Jussieu). Le service administratif est constitué de 9 personnes : 6 travaillant à Palaiseau et 3 personnes travaillant à Paris.
Les chercheurs et ingénieurs du LMD organisent régulièrement des événements comme des séminaires ou des conférences qui nécessitent une aide pour l'organisation et la gestion de la logistique (réservation de salles, traiteur, goodies etc.). Ils sont aussi amenés à organiser des campagnes scientifiques de terrain (lancement de ballons en France ou à l'étranger pour l'étude de l'atmosphère par exemple). Ici, l'aide porte sur la recherche de lieux d'hébergement et de salle pour travailler, sur la recherche de moyens de transport adaptés, ou encore sur la recherche de fournisseurs pour des achats ne nécessitant pas particulièrement de connaissance scientifique. Le gestionnaire polyvalent sera intégré à l'équipe préparant la campagne afin de prendre en charge ces aspects de logistique. S'il le souhaite, il pourra accompagner les chercheurs sur le lieu de la campagne en France ou à l'étranger.

Contraintes et risques

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