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Portail > Offres > Offre UMR8214-LIVLEC-003 - Responsable Administratif(-ve) (H/F)

Responsable Administratif(-ve) (H/F)


Date Limite Candidature : jeudi 2 juin 2022

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Informations générales

Référence : UMR8214-LIVLEC-003
Lieu de travail : ORSAY
Date de publication : jeudi 12 mai 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 10 mois
Date d'embauche prévue : 10 juin 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 2,917 à 3,355 brut mensuel selon expérience comprise entre 5 ans et 10 ans
Niveau d'études souhaité : Bac+5
Expérience souhaitée : 5 à 10 années

Missions

Le/La Responsable Administratif(-ve) assurera la coordination et la gestion du service administratif du laboratoire. À ce titre, il/elle pilotera des activités de finances, de ressources humaines, de partenariats et de communication.

Activités

1) Participer à la conception de la politique et des objectifs du laboratoire.
2) Proposer et superviser une politique de communication interne et externe pour s'assurer de la bonne fluidité des informations.
3) Piloter le service administratif :
o Coordonner les activités du service dans le cadre de l'atteinte des objectifs du laboratoire.
o Encadrer et animer le service notamment à travers la mise en place de réunion hebdomadaire.
o En lien avec le Pôle finances, établir le budget – contrôler et analyser sa répartition.
4) Conduire des projets d'évolution interne technique ou organisationnelle :
o Suivre les audits réalisés au sein du laboratoire.
o Assurer le respect de la mise en œuvre des recommandations.
o Instituer une démarche qualité au sein du laboratoire.
5) Suivre et analyser les indicateurs et tableaux de bord :
o Évaluer et présenter les résultats des actions.
o Contrôler les résultats en lien avec les projets mis en place.
6) Conseiller les équipes scientifiques dans le montage de leurs projets.
7) Définir et mettre en place des politiques d'achat et des procédures relatives aux appels d'offre.
8) Négocier et établir les conventions du laboratoire en liaison avec les partenaires et veiller à la valorisation des activités.
9) Assurer une veille sur les sources potentielles de financement et sur les évolutions réglementaires.

Compétences

Connaissances :
- Avoir des connaissances budgétaires générales.
- Avoir des connaissances en ressources humaines (exemples : gestion des contrats, recrutement, etc.).
- Avoir des connaissances en droit public/marchés publics.
- Avoir des connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement supérieur et de la Recherche publique.

Compétences opérationnelles :
- Maîtriser les techniques de management pour encadrer une équipe.
- Savoir déléguer et évaluer.
- Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision.
- Anticiper et accompagner le changement.
- Maîtriser les techniques de médiation et de conduite d'entretien.
- Maîtriser le pilotage de réunion.
- Maîtriser le pack office (Word, Excel et PowerPoint).

Compétences relationnelles :
- Avoir le sens de la confidentialité.
- Être à l'écoute.
- Être motivé(e), engagé(e) et curieux(se).
- Être organisé(e).
- Savoir gérer ses priorités et son stress

Contexte de travail

L'Institut des Sciences Moléculaires d'Orsay (ISMO) est une Unité Mixte de Recherche CNRS-Université Paris-Saclay.
Les domaines de recherche sont la physique moléculaire et ses applications, les nanosciences et la physique pour la biologie, avec des interfaces fortes avec l'astrophysique, la santé, l'énergie et l'électronique moléculaire, entre autres.
Ces recherches s'appuient principalement sur plusieurs approches expérimentales, la photo-physique, les spectroscopies, les imageries optiques et les imageries à sonde locale, et sur une activité théorique importante menée avec des moyens de calculs internes et externes.
L'ISMO abrite une quarantaine de salles d'expériences comprenant plus de 50 dispositifs développés en interne ou commerciaux.

L'Unité accueille environ 160 personnes permanents et non-permanents et 60 stagiaires, répartis en 6 équipes de recherche et 5 services d'appui à la recherche (instrumentation, électronique, mécanique, informatique et administration).
L'ISMO est une unité mixte de recherche avec pour tutelles le CNRS et l'Université Paris Saclay.

Le/La Responsable administratif(ve) exercera son activité au sein de l'équipe administrative, organisée en 3 pôles (Finances, Ressources Humaines, Affaires générales) et composée de 7 personnes.
Le/La Responsable administratif(ve) travaillera en étroite collaboration avec le Directeur du laboratoire et sera membre de l'équipe de direction.

Contraintes et risques

Pas de risque particulier, poste sans astreinte.

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