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Gestion administrative d'une unité de recherche H/F


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Informations générales

Référence : UMR8041-MARSZU-001
Lieu de travail : IVRY SUR SEINE
Date de publication : mercredi 11 mars 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 8 mois
Date d'embauche prévue : 1 mai 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1655 et 1880 € mensuels bruts en fonction de l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Sous l'autorité de la direction de l'UMR 8041 Centre de Recherche sur le Monde Iranien (CeRMI), la personne recrutée assurera la gestion administrative et financière de l'unité, et réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière.

Activités

GESTION FINANCIERE DE L'UNITE
-Gérer les dépenses liées aux commandes, missions, colloques et séminaires en appliquant les procédures, via le logiciel de gestion propre à chacune des tutelles dont relève l'UMR.
-Gérer les dépenses relatives aux contrats de recherche, par type de dépenses ou d'opérations.
-Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives d'opérations financières, et réaliser les extractions périodiques des bilans financiers
-Assister la direction dans la préparation des budgets annuels (outil Dialog)

GESTION ADMINISTRATIVE DE L'UNITE
-Assurer le secrétariat du directeur de l'unité
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ; gérer le courrier électronique du secrétariat de l'unité
-Assurer l'interface entre l'unité et les services de la Délégation régionale, des tutelles, et des partenaires.
-Assurer la circulation et la diffusion de l'information.
-Assurer le soutien logistique aux activités et manifestations scientifiques de l'unité.
-Organiser les déplacements des personnels et des invités de l'unité : saisie des ordres de mission, réservation des titres de transport et d'hébergement, gestions des états de frais
-Assurer le suivi et la gestion des stock des fournitures et la tenue du cahier des inventaires
-Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines pour l'exécution de contrats de recherche et des conventions, et instruire les dossiers de recrutement de personnels contractuels.

N.B. : En outre, le/la gestionnaire pourrait se voir confier des fonctions collectives hors du périmètre strict de la gestion et pilotage, notamment la fonction de référent d'hygiène et sécurité de l'unité.

Compétences

CONNAISSANCES
-Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
-Connaissance générale de gestion budgétaire et comptable, de la gestion de personnels, et de la règlementation des établissements publics
-Connaissance des outils de gestion
-Maîtrise des techniques d'élaboration de documents et de rédaction de comptes rendus de réunion ; bon niveau d'expression française
-Connaissance des bases de la technique de communication
-Connaissance de la langue anglaise au niveau élémentaire : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

COMPETENCES OPERATIONNELLES
-Savoir informer et rendre compte
-Utiliser les logiciels de gestion du domaine et les outils bureautiques courants
-Avoir une capacité d'adaptation à l'évolution des outils et des procédures ; volonté de se former
-Rechercher l'information nécessaire à la mise en œuvre de son activité
-Savoir planifier son activité, respecter les échéances et gérer les priorités
-Avoir l'esprit d'équipe et le goût du relationnel
-Etre autonome et réactif/ve
-Etre rigoureux/se et respecter la confidentialité des informations traitées

Contexte de travail

Le/la candidat recruté(e), seul(e) gestionnaire de l'unité, s'intégrera au Centre de Recherche sur le Monde Iranien (CeRMI, UMR 8041), un laboratoire « aire culturelle » rattaché à l'Institut des Sciences Humaines et Sociales du CNRS. Pluridisciplinaire, il rassemble des chercheurs en langues, littératures, histoire, religions, histoire de l'art et sciences sociales travaillant sur l'aire culturelle iranienne, depuis l'Antiquité à nos jours. Le CeRMI est une unité nouvellement constituée (01/01/2020), issue de l'UMR 7528 Mondes iranien et indien fondée en 1995. L'unité relève de quatre tutelles : le CNRS, l'Université Sorbonne nouvelle, l'Ecole Pratique des Hautes Etudes et l'Institut National de Langues et Civilisations Orientales.
Le poste est basé dans les locaux du CNRS à Ivry-sur-Seine (27 rue Paul Bert, 94200 Ivry-sur-Seine), à 5-7 minutes à pied des transports publics (métro ligne 7 Porte de Choisy ou Porte d'Ivry ; tram T3 station Porte de Choisy ou Porte d'Ivry ; bus 27 et 83 arrêt Porte d'Ivry et bus 183 Porte de Choisy). Le site d'Ivry propose l'accès à un restaurant administratif. Pendant les événements organisés par l'unité (colloques, journées d'étude, réunions…), le/la gestionnaire peut être amené(e) à se déplacer sur les lieux de ces événements.
Dans l'organigramme de l'UMR, le/la gestionnaire sera directement rattaché(e) à la direction et rejoindra une équipe constituée de trois ITA (1 IR, 2 IE), vingt chercheurs et enseignants-chercheurs, auxquels s'ajoutent une vingtaine de doctorants, plusieurs post-doctorants et visiteurs. Il/elle sera également amené(e) à être en contact avec les partenaires académiques du laboratoire en France et à l'étranger.

Informations complémentaires

Les candidatures, avec le CV et la lettre de motivation, doivent être déposées UNIQUEMENT EN LIGNE (et ne doivent pas être envoyées directement par courriel).

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