Missions

Au sein du service administratif et financier de l’unité et sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service, la personne recrutée réalise les actes de gestion administrative et financière de l’unité dans le respect des règles et des procédures des deux tutelles (CNRS et Sorbonne Université). Elle gère les dépenses sur différentes sources de financement (dotation annuelle, projets ANR, européens, ressources propres).

Activités

Activité 1 : Activités de gestion financière et suivi de commandes
• Opérations d’engagement de dépenses et de liquidation dans les outils
comptables des différentes tutelles (la maitrise de SIFAC, GESLAB serait un plus)
• Suivi des crédits par type de dépenses et d’opération à l’aide de tableaux de
bord (dotation du labo et contrat de recherche)
• Gestion et suivi des opérations liées aux cartes achat (ROP, Smart Data)
•. Participation au suivi budgétaire de l’unité en concertation avec la responsable
du service
•. Alimentation et mise à jour des bases de données du service

Activités 2 : Suivi des missions et collaborations scientifiques
• Gestion et suivi des missions : engagement, validation des réservations
(transport, hôtel), liquidation et états de frais
• Accompagnement des chercheurs/chercheuses en leur fournissant les informations
nécessaires au bon déroulement de leurs dépenses (achats et missions)
• Soutien logistique, en lien avec les chercheurs, pour l’accueil des invités
• Alimentation et mise à jour de la base de données visiteurs du laboratoire

Activité 3 : RH et logistique
• Accueil des nouveaux arrivants et visiteurs
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes
(visiteurs et usagers)
• Soutien logistique (bureaux, fournitures, réunions, conférences, séminaires)
• Classement et archivage des pièces justificatives et autres documents
• Suivi de l’agenda des réservations des salles de réunion et de colloque
• Gestion et suivi des stocks de fournitures de l’unité
• Réception, diffusion et contrôle de la traçabilité du courrier ou des colis

La personne recrutée bénéficiera d’un accompagnement de prise de fonction et des formations adaptées aux activités demandées.

Compétences

Connaissances transversales
• Connaissance de l’environnement, de l’organisation, du fonctionnement d’un
laboratoire de recherche publique (si possible)
• Connaissance du statut, du rôle et du fonctionnement des EPST et des
établissements d’enseignement supérieur (si possible)
• Connaissance générale de la règlementation financière et comptable de la
Fonction Publique.
• Connaissance de base en gestion budgétaire et financière
• Connaissance d’un ou plusieurs systèmes d’information budgétaire et financier
• Connaissance de l’anglais (niveau A2/B1)

Connaissances opérationnelles
• Maîtriser les outils de bureautique (suite Office avec Word, Excel et Outlook).
• Maîtriser les applications budgétaires et financières (SIFAC et GESLAB), ainsi que
les applications permettant le suivi des contrats et le recrutement de contractuels
• Savoir analyser les données comptables et financières courantes
• Savoir rendre compte et transmettre l’information
• Savoir appliquer les règles financières et procédures administratives, et les
expliquer aux porteurs de projets
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir planifier son activité et respecter les délais

Savoir-être
• Aptitudes pour le travail en équipe
• Aisance relationnelle
• Respect de la confidentialité
• Rigueur et organisation
• Réactivité
• Polyvalence

Contexte de travail

Le Laboratoire de Physique Théorique et Hautes Énergies (LPTHE) est une Unité Mixte de Recherche (UMR 7589) de Sorbonne Université et du CNRS. Il est rattaché à CNRS Physique du CNRS.
L’unité est implantée sur le site de Sorbonne Université à Jussieu (75005), Tour 13/14, 4e étage. Elle comprend actuellement 70 personnels permanents (chercheurs, enseignants chercheurs, postdocs, doctorants, techniciens) et accueille également de nombreux chercheurs/chercheuses invitées nationales et internationales tout au long de l’année.
L'activité scientifique du LPTHE porte sur la Physique Théorique et est centrée sur le principe unificateur qu'est la théorie quantique des champs aussi bien dans ses aspects très théoriques que ses applications.
La personne recrutée intègrera une équipe administrative composée à ce jour par un gestionnaire et une responsable administrative et financière, placée sous la responsabilité de la direction de l’unité.
Elle travaillera dans un service à dimension humaine, dans un cadre agréable et stimulant, sur le campus Pierre Marie Curie, à Jussieu, dans le Quartier Latin et entourée de jardins tels que le Jardin des Plantes et le Luxembourg.

Horaire hebdomadaire : 38h30
Congés et RTT annuels : 43 jours
Télétravail : une à deux journées de télétravail dans le cadre de la réglementation en vigueur au CNRS.

La personne recrutée peut aussi bénéficier de
• prise en charge des transports en commun à hauteur de 75 % et/ou d’un forfait
mobilité durable
• formations dans le cadre de sa prise de fonction
• service de restauration collective et des activités sportives et culturelles sont
proposés sur le site
• le CNRS, en tant qu’employeur public, propose le remboursement d’une partie des
frais de transport, verse une contribution à la mutuelle et assure différentes
prestations d’action sociale sous conditions (billetterie à tarifs préférentiels, accès à
des équipements sportifs, CESU, chèques vacances…)

Contraintes et risques

NA