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Portail > Offres > Offre UMR7588-VALGUE-006 - Gestionnaire administrative polyvalente (H/F)

Gestionnaire administrative polyvalente (H/F)


Date Limite Candidature : mardi 5 mars 2024

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Gestionnaire administrative polyvalente (H/F)
Référence : UMR7588-VALGUE-006
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : mardi 13 février 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 9 mois
Date d'embauche prévue : 1 avril 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : de 1976,83€ à 1992,79€ brut mensuel
Niveau d'études souhaité : Niveau 4 - (Bac)
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative

Missions

Assurer le secrétariat général et la logistique de l’unité ainsi que la gestion des stagiaires et des dépenses (achats et missions) d’un portefeuille d’équipes ou de services.

Activités

- Accueillir, informer et orienter les personnels de l’unité dans leurs démarches administratives ou financière, gérer et traiter les informations écrites et orales.
- Assurer la gestion de dépenses : bon de commande, suivi de livraison et facturation, gestion des frais de déplacement.
- Accueillir les nouveaux entrants : gestion des accès (demandes de clés, d'accès au campus ou au restaurant administratif, ouverture de compte informatique), création dans les bases de gestion du personnel et actualisation des données de l'unité.
- Assurer la logistique de l’unité, courrier, réservation de salle.
- Assurer l’accueil des stagiaires, le montage et suivi des dossiers, la gestion et le paiement des gratifications.
- Gérer les aides spécifiques des doctorants boursiers (ASDB).
- Participer aux opérations techniques de recrutement de CDD et à la gestion des campagnes de promotion, entretien annuel, éméritat, bénévolat, retraite, compte épargne temps des personnels de l'unité.
- Le cas échéant autres activités du poste : soutien à l’organisation de colloque.

Compétences

Connaissances transversales :
-Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement d'un l'établissement public.
-Connaissance générale des techniques de gestion administratives et financières et des circuits de décision.
-Savoir mettre en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations spécifiques au domaine administrative ou financier.
-Langue anglaise : A1-A2.
Savoir Faire :
- Mettre en œuvre les procédures administratives et financières de l’établissement avec rigueur.
- Maitriser l'environnement bureautique.
- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des échéances.
- Posséder de bonnes qualités d'expression écrites et orales et une aptitude à rédiger et synthétiser des documents.
- Capacité à rechercher l’information, la vérifier et la classer.
- S'impliquer dans l'actualisation de ses connaissances professionnelles.
- Capacité à travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes; adapter ses explications aux divers interlocuteurs.
Savoir être :
- Avoir le sens du service public et des relations humaines.
- Savoir rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnements.
- Respecter la confidentialité.
- Avoir de l'autonomie dans ses fonctions tout en sachant travailler en équipe.
- Avoir le sens des initiatives et des priorités dans l'exercice de ses attributions.

Contexte de travail

L’INSP est une unité mixte de recherche CNRS-Sorbonne Université qui comprend environ 180 personnes. 9 équipes de recherche développent des activités de recherche en physique et physico-chimie, tournées principalement vers les nanosciences, et capables d’aborder des questions fondamentales théoriques ou expérimentales. 8 services apportent leur soutien à la recherche.
Le poste se situe au sein du service administratif de l’unité piloté par la responsable administrative de l'unité. Il regroupe un pôle gestion administrative et un pôle gestion financière. Le premier se compose de deux gestionnaires polyvalente (dont le poste à pourvoir). Le second est constitué de trois gestionnaires financières à temps complet. L’équipe est actuellement renforcée par une assistante polyvalente dédiée à l’activité administrative et financière des porteurs de projet ERC.
Localisation du poste : 4 place Jussieu, Paris 75005.
Le contrat pourrait être renouvelé.