Missions

Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable. Gérer un portefeuille d'équipes de recherche et services, sur diverses sources de financement (dotation annuelle, projets ANR, projets européens, ressources propres) et sur 2 tutelles (CNRS et Sorbonne Université)

Activités

- Accueillir, informer les utilisateurs de crédits en leur fournissant les informations nécessaires au bon déroulement de leurs dépenses
- Procéder aux opérations d'engagement (bon de commande d'achat et déplacement professionnel)
- Assurer le suivi des commandes, des livraisons et de la mise en paiement des factures
- Gérer les litiges avec les fournisseurs
- Assurer la gestion et le suivi des missions : validation des réservations (transport, hôtel), liquidation, états de frais
- Gérer et suivre les opérations liées aux cartes achat
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables, les restituer pour la justification financière des contrats de recherche
- Répondre aux audits du service financier du CNRS et de Sorbonne Université
- Participer au suivi du budget des équipes gérées
- Veiller au bon déroulement des dépenses sûr contrats de recherche et alerter les responsables de projet si nécessaire
Autres activités éventuelles :
- Gérer les dossiers, l'accueil et les gratifications des stagiaires
- Apporter un soutien aux chercheurs dans l'organisation des colloques, école d'été, workshop en particulier dans le suivi des inscriptions et la gestion des dépenses

Compétences

Générales :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement public
- Connaissance des techniques de gestion administratives et financières et des circuits de décision
- Connaissance générale de la comptabilité publique, de la réglementation financière et des règles des marchés publics
- Connaissance de l'environnement bureautique et des fonctionnalités d'un tableur
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir faire face aux situations d'urgence
- Savoir rende compte et transmettre l'information
- Respecter la confidentialité des informations
- La connaissance des outils informatiques appliqués à la gestion financière (SIFAC, GESLAB) serait apprécié
- Avoir des aptitudes pour le travail en équipe
- Être rigoureux, avoir le sens des priorités et de l'organisation
- Avoir une volonté de se former et d'actualiser ses connaissances

Contexte de travail

L'Institut des NanoSciences de Paris (INSP) est une unité mixte de recherche (UMR 7588) ayant pour tutelles le CNRS et Sorbonne Université. L'INSP est situé sur le Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu à Paris 75005 et il compte environ 200 permanents et non-permanents.
L'INSP est constitué de 11 équipes qui développent des activités de recherche en physique et physico-chimie, tournées principalement vers les nanosciences, et capables d'aborder des questions fondamentales théoriques ou expérimentales.
Le poste se situe au sein du service administratif. Piloté par l'administratrice de l'unité, le service regroupe un pôle de gestion administrative et un pôle de gestion financière. Le premier se compose d'une responsable et d'une secrétaire polyvalente. Le second est constitué de trois gestionnaires et bénéficie du soutien de la secrétaire polyvalente. L'INSP est doté d'un budget global annuel d'environ 3,5 millions d'euros (dotations, subventions, contrats Européens, ANR, Région, ressources propres)