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Portail > Offres > Offre UMR7585-YOLBON-008 - Assistant de gestion administrative au LPNHE (H/F) - CDD 13 mois

Assistant de gestion administrative au LPNHE (H/F) - CDD 13 mois


Date Limite Candidature : vendredi 22 mars 2024

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant de gestion administrative au LPNHE (H/F) - CDD 13 mois
Référence : UMR7585-YOLBON-008
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : jeudi 1 février 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 13 mois
Date d'embauche prévue : 1 avril 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2191 et 2644 euros bruts
Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

L'assistant en gestion administrative et financière sera chargé de réaliser des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines de l'unité.
Il aidera ponctuellement au secrétariat de l'administrateur et du directeur.

Activités

- Elaborer les actes requis sur l'ensemble de la gestion administrative et financière des groupes de l'unité (achats, marchés, missions ...)
- Suivre les dépenses (engagement des commandes, missions, imputation interne des dépenses, suivi des factures, suivi de l'inventaire avec les services et les fournisseurs...)
- Assurer le suivi des contrats de recherche : suivi des crédits budgétaires, collecter des données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
- Gérer et traiter les informations écrites (courrier) et orales (téléphone), instruire les dossiers
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures administratives et financières
- Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches d'achats et missions les visiteurs et personnels du laboratoire (obtention de visa, réservation de billets de transport, remboursement de frais de déplacements
- Aider à la gestion des ressources humaines du laboratoire, instruire les dossiers des non permanents de leur arrivée à leur départ (doctorants, cdd IT et chercheurs, stagiaires, invités, visiteurs ...)
- Mettre à jour des bases de données et renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
- Procéder à l'archivage des pièces administratives, comptables et RH ; aider au secrétariat du directeur et de l'administrateur (attestation, distribution du courrier ...
- Rendre compte de l'avancement des dossiers

Compétences

- Maitriser les outils bureautiques courants
- Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traités
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
- Faire preuve d'autonomie et d'esprit d'initiative
- Avoir l'esprit d'équipe pour travailler en mode collaboratif

Contexte de travail

Le LPNHE est une unité mixte de recherche de 190 personnes dont les recherches sont à dominante expérimentale en physique des particules et des astroparticules. Le lieu de travail est situé sur le campus universitaire de Jussieu.
L'assistant en gestion sera rattaché au service administratif du laboratoire composé d'une dizaine de personnes sous l'autorité de l'administrateur et du directeur