Missions

Coordonner et réaliser de manière autonome, des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines de l'unité de recherche.

Activités

• Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel pour plusieurs projets de recherche de l'unité
• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
• Participer et assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
• Coordonner les aspects logistiques des événements organisés dans le cadre des projets (conférences, colloques, séminaires, groupes de travail)
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le suivi des projets de recherche de l'unité
• Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services et tutelles de l'unité ainsi que ses partenaires extérieurs
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de l'unité pour leur(s) projet(s) de recherche
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
Une partie de l'activité sera dédiée à la gestion administrative et financière de projet(s) européen(s).

Compétences

 Savoirs / connaissances :
• Objectifs et projets de l'établissement
• Techniques de management
• Gestion des groupes et des conflits
• Organisation de l'enseignement supérieur
• Droit public
• Droit des contrats
• Environnement et réseaux professionnels
• Méthodologie de conduite de projet
• Techniques d'élaboration de documents
• Connaissances budgétaires générales
• Finances publiques
• Techniques de communication
• Connaissance générale des ressources humaines
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
 Savoir-faire
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Créer les conditions favorables à un entretien
• Conduire des entretiens
• Déléguer et évaluer
• Encadrer / Animer une équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bord
 Savoirs-être
• Sens de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
• Sens relationnel

Contexte de travail

L'assistant/assistante en gestion administrative exerce ses fonctions en appui et sous la hiérarchie de la responsable administrative et financière au sein de l'Institut de Mathématiques de Marseille.
Le poste est principalement basé à Luminy, avec des déplacements ponctuels sur le site de Saint Charles.