Missions

L'assistant en gestion administrative réalise les activités administratives et financières pour les équipes de recherche et les services communs du laboratoire dans le respect des techniques, règles et procédures des établissements de tutelle (CNRS et AMU). Les missions peuvent évoluer vers plus de polyvalence avec une diversification des fonctions.

Activités

• Principales :
Gestion administrative et financière :
- Appliquer les procédures et la réglementation du CNRS et d'AMU pour instruire les dossiers administratifs et financiers de la structure sur crédits de dotation et contrats de recherche.
- Procéder à l'engagement et au suivi des commandes de fonctionnement et d'équipement;
- Assurer la gestion des factures (workflows), régler les litiges;
- Collecter, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion;
- Alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion et au personnel;
- Gérer les demandes d’accès ZRR, mise en place les conventions d’accueil (Préfecture) en lien avec les services AMU et les conventions d’accueil des personnels extérieurs en lien avec la DRV.

• Secondaires :
- Assister la direction du laboratoire sur les aspects logistiques et secrétariat ;
- Assurer le soutien logistique des nombreuses manifestations, conférences, et nombreux colloques et congrès ;
- Gestion de l'organisation des réunions du conseil de laboratoire et des formations hygiène et sécurité ;
- Répondre aux demandes d’informations des usagers et des services extérieurs.

Compétences

- Notions de base sur le statut des EPST et des établissements d'enseignement supérieur,
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière, connaissance approfondie de la réglementation en matière de finances publiques, veille à la régularité des actes réglementaires;
- Connaissance de la réglementation et des procédures en matière de gestion des ressources humaines dans la fonction publique,
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel) et les outils de communication informatique;
- Expérience souhaitée dans l'utilisation de plusieurs outils métiers déployés par le CNRS (Geslab, RESEDA, ETAMINE, NOTILUS) et connaissances souhaitées des outils AMU (Sifac, NOTILUS);
- Maîtrise de la communication orale et écrite;
- Organiser, prioriser et planifier ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe, respecter les délais;
- Avoir le sens du relationnel et savoir travailler en équipe, rendre compte de son activité;
- Savoir appliquer les textes réglementaires;
- Savoir respecter la confidentialité des données;
- Organiser le classement et la conservation des documents traités;
- Savoir effectuer la veille réglementaire;
- Savoir mettre en œuvre la démarche qualité;
- Savoir communiquer en anglais (niveau A2);

Contexte de travail

Le laboratoire IUSTI (Institut Universitaire des Systèmes Thermiques et Industriels) est une Unité Mixte de Recherche (UMR 7343) dont les tutelles sont le CNRS et Aix Marseille Université. L'Unité est rattachée à l'Institut des Sciences de l'Ingénierie et des Systèmes (INSIS) du CNRS. Le laboratoire est structuré autour de services communs (service administratif, support expérimental et service calcul), et de trois axes de recherche (Axe 1 : Écoulements Compressibles, Ondes de Choc et Interfaces, Axe 2 : Feux Energie Thermique & Hydrodynamique, Axe 3 : Solides et Fluides Complexes).

L'unité compte environ 144 personnels dont 79 permanents qui se répartissent en 65 chercheurs et enseignants-chercheurs, 14 personnels d'accompagnement à la recherche (ITA/ITRF). Le laboratoire est situé sur le Campus Etoile-Technopole de Château-Gombert. Le laboratoire comporte une forte composante expérimentale.
La personne recrutée sera sous l’autorité de la responsable administrative et de l’équipe de direction du laboratoire. Le service administratif de 3 personnes. Le télé travail est possible, le site est situé sur le technopôle de Château Gombert, 5 rue Enrico Fermi. Il est accessible en métro puis bus à haut niveau de service B3B.


Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.

Contraintes et risques

Fermeture annuelle du laboratoire :
- 1 semaine fin décembre
- 2 semaines fin juillet début aout