Missions

Au CNRS, l’agent sera responsable de la gestion opérationnelle, administrative, financière et des ressources humaines des projets CNRS menés par le laboratoire – principalement l’ERC GRAPH-EAST – et la communication interne et externe de ce projet GRAPH-EAST en collaboration constante avec les chercheurs porteurs de projet.

Activités

- Assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein des projets ERC GRAPH-EAST, Equipex+Biblissima+, Rise Conques, ANR PSalteRATIO, ANR MaRITeM, MSCA PUNF, et les éventuels autres projets en cours d’obtention
- Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
- Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Coordonner les aspects logistiques des projets, et organiser des événements liés aux projets, tels que des séminaires, des ateliers et des conférences.
- Gérer le calendrier des projets et le planning/agenda des voyages/réunions.
- Assister les chercheurs dans la planification et le suivi des budgets du projet en étroite collaboration avec les services du CNRS au CESCM, au SPVR et à la DR8, afin de garantir que toutes les dépenses et procédures relatives aux contrats sont traitées efficacement (et selon les règles de l’ERC pour GRAPH-EAST)
- Utiliser les logiciels du CNRS pour les différentes activités
- Assurer le processus de justification des projets
- Concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour le fonctionnement des projets
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services du CESCM et les partenaires extérieurs
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs des projets
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion et comptable des dépenses et/ou recettes de l'établissement ou de la structure opérationnelle de recherche
- Gérer avec la chercheuse principale le carnet Hypothèses GRAPH-EAST
- Assister la chercheuse principale et son équipe dans les activités de diffusion de GRAPH-EAST (par exemple blogs, bulletin d'information, contenu pour la page d'accueil, contacts avec les médias)
- Organiser avec la chercheuse principale l’exposition virtuelle avec le Musée de Cluny pour GRAPH-EAST
- Maintenir la communication interne et externe de GRAPH-EAST (par exemple avec le CNRS, l’Université de Poitiers, l’ERC et les collaborateurs étrangers).
- Gérer l’organisation des images/données dans le ShareDocs de GRAPH-EAST

Compétences

- Le/la candidat(e) retenu(e) devra montrer de la rigueur et de l’organisation, être bien organisé(e), méticuleux(se) et savoir travailler avec des tableurs, des systèmes administratifs et financiers basés sur le web, ainsi qu'avec une variété de médias numériques et sociaux.
- Il/elle sera capable de travailler de sa propre initiative et au sein de l'équipe, en gérant lui/elle-même une charge de travail variée avec des priorités concurrentes, de gérer calmement des situations difficiles ou sous pression et de hiérarchiser sa propre charge de travail pour respecter les délais, avec la flexibilité de réorganiser sa charge de travail à court terme pour s'adapter à tout changement de priorités au sein de l'équipe.
- La capacité à interagir positivement et à communiquer efficacement avec les membres de l'équipe de recherche ainsi qu'avec les collègues du CESCM, tout en s'engageant à fournir un service de qualité, est essentielle.
- La réactivité, le dynamisme, la capacité à travailler en équipe et dans un contexte interdisciplinaire et international sont attendus.
- Une bonne maîtrise de l’anglais est demandée.

Compétences organisationnelles et administratives démontrées.
- Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière collégiale et solidaire avec le département, le corps professoral et le personnel.
- Excellentes aptitudes à établir des priorités, fortes capacités d'analyse, de résolution de problèmes et de prise de décision.
- Capacité avérée à gérer de multiples tâches dans des délais serrés et simultanés, avec des interruptions fréquentes.
- Maîtrise des applications MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et d'Internet.
- Expérience des systèmes électroniques de gestion des subventions.
- Expérience dans le domaine des relations publiques et de la communication.
- Expérience dans l'utilisation des médias sociaux.
- Expérience de la gestion financière et de la planification budgétaire.

Contexte de travail

Le CESCM est une Unité Mixte de Recherche relevant de l'Université de Poitiers et du CNRS, conventionnée avec le Ministère de la Culture et de la Communication.
Le/la candidat(e) travaillera sous la responsabilité des différents chefs de projet, avec l’équipe administration-gestion du CESCM, la DR8, le Service Partenariat et Valorisation de l’Université de Poitiers, et les collaborateurs français et étrangers du laboratoire.
Ce contrat d'AI s'inscrit plus particulièrement dans le projet ERC starting grant n°948390 GRAPH-EAST qui porte sur les inscriptions et graffitis en alphabet latin de la Méditerranée orientale du VIIe au XVIe siècle.