Missions

Le poste regroupe des fonctions d’accueil et de gestion administrative, logistique et financière de l’unité. Ces fonctions s’exercent sous la responsabilité de l’administrateur de l’UMR LAGRANGE, au sein du service administratif et en lien avec le Pôle Logistique/Prévention de l’établissement universitaire hébergeur.
La mission d’accueil couvre l’accueil des visiteurs, la réception des courriers et colis, la gestion technique et logistique du bâtiment FIZEAU, l’affichage, la gestion des locaux et leur réservation et l’activité évènementielle sur place de l’unité Lagrange. La mission gestionnaire administrative et financière est dédiée au support des équipes de recherche du Laboratoire LAGRANGE sous tutelles UniCA, OCA et CNRS, ainsi qu’auprès des enseignants chercheurs des MASTER MAUCA et MASS. L’effectif de l’unité LAGRANGE a augmenté pour atteindre 200 personnes, tous statuts, permanents et non permanents, confondus avec une très forte présence universitaire.

Activités

• Accueil et orientation des visiteurs et des étudiants
• Gestion des demandes d’accès et tenue des registres d’entrée
• Gestion des demandes de badge
• Réception/envoi et distribution des courriers et colis
• Assurer la réception informatique des commandes sur les outils de gestion
• Tenue de l’annuaire du laboratoire
• Tenue de l’inventaire et du parc informatique de réserve
• Gestion des locaux (tenue et mise en place des salles de séminaire, réservation des salles, affichage…)
• Liaison avec les services logistiques
• Participer à l’organisation des manifestations scientifiques du Laboratoire (devis, sous-traitant, accueil, badges, inscriptions etc…)
• Procéder à l’élaboration et au suivi des commandes liées à la logistique de l’Unité
Autres activités secondaires:
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
• Consigner les procédures applicables dans son domaine
• Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi

Compétences

Compétences et Savoirs :
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie (langue anglaise souhaitée)
• Connaître les règles et normes en vigueur en matière de sécurité, sureté, VSS, hygiène, logistique, et interventions techniques diverses
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et leur exécution
• Assurer une veille
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Sens de la confidentialité
• Rigueur / Fiabilité

Savoir-faire
Techniques de gestion, Microsoft Office, Geslab, Cocktail, GLPI, Etamine, bureautique.

Savoir-être
Discrétion, travail en équipe, assiduité, rigueur, serviabilité, adaptabilité, prise d’initiative, respect.

Contexte de travail

Ces fonctions s’exercent sous la responsabilité de l’administrateur de l’UMR LAGRANGE, au sein du service administratif composée de 6 personnes et en lien avec le Pôle Logistique/Prévention de l’établissement universitaire hébergeur.

Contraintes et risques

Pas de possibilité de télétravail