Missions

Le poste est affecté au sein du Service Administratif et Financier de l'IJL, au sein du pôle « ressources humaines ». Les missions confiées à l'apprenti-e consisteront plus précisément à analyser les activités d'un service ressources humaines qui est amené à gérer les dossiers d'environ 550 personnels de statuts
différents (chercheurs, enseignants-chercheurs, ITA-BIATSS, doctorants, post-doctorants, stagiaires et invités).

Activités

1 - Instruire et prendre en charge les dossiers stagiaires. A ce titre l'apprenti-e doit :
- Piloter le processus de recrutement des stagiaires (suivi et contrôle des conventions, des demandes d'accès ZRR) et assurer le lien avec les encadrants et les secrétariats pédagogiques ;
- Saisir les dossiers dans l'application ZRR dédiée de l'Université de Lorraine, suivre les instructions, et assurer le relais entre le FSD de l'Université de Lorraine et les équipes qui sollicitent les demandes d'accès,
- Mettre à jour la base interne et les tableaux de suivi ;
- Obtenir les conventions de stage, les vérifier, assurer le circuit de signatures et préparer les éléments pour la mise en paiement des gratifications de stage si besoin,
- Assurer l'accueil et l'accompagnement des agents à l'IJL.
- Informer et conseiller les agents et leurs encadrants

2 - Prendre en charge différents actes RH. A ce titre l'apprenti-e doit :
- Participer à la mise en oeuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines (gestion individuelle des agents)
- Suivre la réalisation du plan de formation
- Rédiger des mails et des courriers administratifs
- Mettre à jour les bases RH de l'unité et des tutelles
- Suivre et mettre à jour les bases de gestion des temps et des congés AGATTE et AGATE Tempo

Compétences

Avoir un savoir-faire opérationnel :
- Savoir construire des tableaux de suivi
- Savoir utiliser les principaux outils bureautiques
- Savoir utiliser les moyens de communication

Avoir des compétences relationnelles :
- Savoir s'exprimer et rédiger en français et en anglais
- Savoir travailler en équipe
- Avoir de la rigueur
- Etre discret
- Etre à l'écoute

Anglais (lu, écrit, parlé)

Contexte de travail

L'Institut Jean Lamour (IJL) est un laboratoire de recherche fondamentale et appliquée en science des matériaux. Unité mixte (UMR 7198) du CNRS et de l'Université de Lorraine, il est rattaché à l'Institut de Chimie du CNRS.
Laboratoire multi-thématiques, il couvre les matériaux, la métallurgie, les nanosciences, les plasmas, les surfaces et l'électronique en réponse aux enjeux sociétaux que sont : l'énergie, l'environnement, l'industrie du futur, la mobilité, la préservation des ressources et la santé.
Les travaux de recherche qui y sont développés vont de la conception du matériau jusqu'à ses applications industrielles et sont menés au sein de 25 équipes organisées en 4 départements scientifiques et une équipe de recherche technologique. Ils s'appuient sur 8 centres de compétences et 2 services support.
L'IJL est basé à Nancy, sur le campus Artem et plusieurs de ses équipes sont localisées sur d'autres campus nancéiens ainsi qu'à Metz et Epinal.
L'effectif de l'IJL pour l'année 2022 compte 263 permanents (30 chercheurs, 134 enseignants-chercheurs, 99 IT-BIATSS) et 394 non-permanents (182 doctorants, 62 post-doctorants / chercheurs contractuels et plus de 150 stagiaires), de 45 nationalités différentes.
L'apprenti-e sera rattaché-e au Service Administratif et Financier de l'IJL et plus particulièrement au Pôle Ressources Humaines qui compte actuellement 3 agents.

Contraintes et risques

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