Missions

Au sein du service administratif, l'assistant(e) en gestion administrative coordonne et réalise de manière polyvalente et autonome des actes de gestion administrative et financière. Il (Elle) assure le suivi budgétaire et les justifications financières des crédits et contrats de recherche gérés ainsi que la gestion des recrutements des contractuels.

Activités

- Assurer la réalisation des activités administratives, du suivi financier ainsi que de la gestion des recrutements des contractuels des contrats de recherche sur les outils de gestion de l’unité,
- Participer à l’élaboration des avis de publicité pour les marchés à procédure adaptée,
- Assurer les justifications financières des contrats de recherche par le contrôle et la collecte des pièces justificatives,
- Organiser des colloques et manifestation au sein de l’unité,
- Assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire et apporter ressources et expertise auprès des membres de l’unité,
- Actualiser et assurer le suivi des tableaux de bord nécessaires à la production des bilans et statistiques et participer à l’élaboration des rapports d’activité,
- Suivre l’évolution de la règlementation sur l’ensemble du domaine de gestion afin d’élaborer et actualiser les procédures et documents internes pour l’amélioration du fonctionnement de l’unité,
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de l’unité, assurer la circulation de l’information, communiquer avec l’ensemble des services de gestion des tutelles ainsi qu’avec les partenaires extérieurs,
- Transférer ses savoir-faire et ses connaissances au sein de l’unité.

Compétences

- Connaissances budgétaires et comptables,
- Connaissance générale des ressources humaines,
- Connaissance de la réglementation et des procédures spécifiques à la gestion des établissements publics et des contrats européens,
- Maîtrise des outils bureautiques et techniques d’élaboration de documents,
- Capacité rédactionnelle et de synthèse,
- Conception et suivi de tableaux de bord et procédures,
- Expertise et soutien règlementaire au sein de l’unité pour alerter en cas de dysfonctionnement liés aux traitements et opérations de gestion,
- Aptitude au travail en équipe dans le respect de la confidentialité des informations,
- Qualités relationnelles, communication et sens de la pédagogie,
- Savoir rendre compte de son activité,
- Niveau anglais B2.

Contexte de travail

L’Institut de Physique de Nice est une unité mixte de recherche (INPHYNI - UMR 7010) associée à l'Université Côte d'Azur et au Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS). Les activités de l'INPHYNI sont structurées selon trois axes principaux, Ondes et physique quantique, Photonique, ainsi que Physique nonlinéaire, fluides complexes et biophysique. Les projets développés au travers de ces axes couvrent aussi bien les aspects théoriques, fondamentaux, expérimentaux ainsi que les applications, en bénéficiant notamment des capacités et du support de plateformes technologiques performantes ainsi que de services communs, administratifs et techniques, efficaces.
L' assistant(e) de gestion administrative intègrera le service administratif de l'unité composé de 7 personnels et sera placé(e) sous l'autorité directe de la responsable administrative.

Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.