Missions

Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable.

Activités

- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité du laboratoire de Recherche dans le respect des techniques, des règles et des procédures des partenaires du laboratoire. Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du laboratoire de recherche
- Achats Nantes Université/CNRS : Etablir les bons de commandes; Réaliser des opérations de gestion ; Procéder aux opérations d'engagement, liquidation ; Collecter, contrôler, classer et archiver les documents, les pièces justificatives de commandes et contrats de recherche ; Réaliser les opérations de règlement des indemnités pour les stagiaires ; Assurer l'envoi des commandes aux fournisseurs, la réception des bons de livraison, leur suivi, et la gestion des factures ; Inventaire des équipements du laboratoire pour l'Nantes Université et le CNRS (intégration des nouveaux équipements, étiquetage, sortie d'inventaire)
- Gérer les déplacements des personnels sur les budgets de Nantes Université/CNRS : Assurer la gestion des déplacements (commandes billets, hébergements, Etats de frais) ; Aider les chercheurs à l'utilisation des outils de réservation de déplacements et hébergements, remboursement des frais ; Aider à l'organisation des soutenances de thèses et jury de concours
- Locaux : gestion des locaux de l'unité au sens large (badges, clés, affectation des bureaux, signalétique, lien entre le laboratoire LTeN et Polytech pour le bâtiment
- Divers : Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ; Centraliser, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des colis au sein du laboratoire ; Gérer et commander les fournitures de bureau
- Classer et archiver les pièces et justificatifs de commandes, liées à des contrats de recherche
- Collecter et contrôler les pièces justificatives
- Consigner les procédures applicables dans son domaine
- Suivre les crédits par type de dépenses et/ou selon l'organisation comptable

Compétences

Diplôme niveau Bac ou équivalent requis
* connaissance générale des finances publiques et des règles de l'achat public
* connaissance des règles et techniques de la comptabilité
* la connaissance générale de l'environnement de recherche publique serait un atout supplémentaire
* maîtriser les outils de bureautique
* Etre à l'aise avec l'environnement informatique et les réseaux professionnels
* maîtriser les techniques d'élaboration de documents
* maîtriser les techniques d'accueil téléphonique
* savoir rendre compte de son activité
* Sens de l'organisation
* Avoir des qualités relationnelles
* Savoir travailler en équipe

Contexte de travail

Travail sur site à 100%, en collaboration avec une responsable administrative et financière (service administratif composé de deux personnes).

Contraintes et risques

Rien de particulier

Informations complémentaires

Poste en remplacement pour une durée de 6 mois dans un service administratif de 2 personnes.