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Gestionnaire financier "Missions"(déplacements, hébergements) H/F


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Informations générales

Référence : UMR6457-SOPDEP-007
Lieu de travail : NANTES
Date de publication : lundi 25 novembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 6 janvier 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1629 € à 1863 € bruts selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/la gestionnaire « missions » réalise des actes de gestion relatifs aux déplacements des agents du laboratoire et des visiteurs dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière.

Activités

Le/la gestionnaire « missions » devra :
- Traiter les demandes de missions pour chaque tutelle
- Assister et conseiller les agents dans la préparation de leurs déplacements professionnels
- Vérifier la cohérence des missions au niveau financier et réglementaire
- Effectuer les réservations de billets d'avion et/ou de train ainsi que les réservations de nuitées pour les personnes extérieures au laboratoire sur les différentes plateformes de réservation de chaque tutelle
- Établir les bons de commande correspondant pour valider les réservations en ligne
- Établir les ordres de mission
- Au retour des missions, relancer les agents pour obtenir l'ensemble des justificatifs qui permettront d'établir les états de frais
- Établir les états de frais si l'agent ne l'a pas fait
- Traiter les relevés d'opération (ROP) de cartes achats pour les inscriptions en ligne à des colloques
- préparer les justificatifs de recherche et collecter l'ensemble des pièces justificatives en cas d'audit sur contrats européens
- Procéder à l'archivage des pièces administratives
- Interagir avec les tutelles et agences de voyage

Compétences

- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Maîtriser les outils de bureautiques, et notamment les fonctionnalités d'un tableur
- Niveau d'anglais : savoir écrire ou répondre à un mail et être en capacité d'avoir un premier niveau d'échange oral avec un interlocuteur
- Avoir de la Rigueur, de la réactivité, du sens relationnel
- Aptitude à travailler en équipe et notion de continuité de service indispensables
- Savoir rendre compte
- Avoir des notions de la réglementation publique au niveau financier
- Connaître la gestion financière

- avoir des notions des logiciels de gestion du CNRS (Geslab) et/ou universitaire (Sifac) serait un plus pour une bonne prise de poste

Contexte de travail

Le laboratoire SUBATECH est une unité mixte de recherche (UMR 6457) affiliée à trois tutelles: le CNRS/IN2P3, l'IMT Atlantique et l'Université de Nantes, accueillant environ 180 personnes (ITA, chercheurs et enseignants chercheurs, doctorants et post-doctorants).

Le/la gestionnaire « missions » intégrera le Service « Missions » composé de 2,5 ETPT au sein du service administratif (11 personnes), sous la responsabilité de la responsable administrative du laboratoire.

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