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Assistant.e en gestion administrative d'un laboratoire de recherche (H/F)


Date Limite Candidature : mercredi 2 février 2022

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Informations générales

Référence : UMR6082-MEHALO-001
Lieu de travail : RENNES
Date de publication : mercredi 22 décembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 10 mois
Date d'embauche prévue : 1 février 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1950 à 2300 brut selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant.e en gestion administrative assure auprès du directeur de laboratoire de recherche la coordination et le pilotage administratif (finances, RH, partenariat, communication générale, formations, hygiène et sécurité Le laboratoire est multi-tutelles (CNRS, Université de Rennes 1, INSA) et multi sites (Rennes - Lannion).

Activités

1/ Assurer la gestion administrative du laboratoire
- Gérer et coordonner les moyens de gestion administrative en liaison avec les tutelles (en particulier CNRS)
- Assurer le rôle de référent dans le domaine des ressources humaines et de la gestion financière pour les tutelles.
- Elaborer et proposer le budget du laboratoire en lien avec la direction, contrôler sa répartition et suivre son exécution au cours de chaque exercice en étroite collaboration avec les personnels gestionnaires et avec les chercheurs, enseignants-chercheurs et doctorants
- Réaliser des tableaux de bord financiers et scientifiques ; assurer le suivi des indicateurs

2/ Encadrer et animer une équipe de 4 gestionnaires
- Animer l'équipe de gestion (3 agents Université et 1 agent INSA), leur apporter ressources et expertises, leur déléguer certaines tâches et missions de gestion administrative de proximité

3/ Apporter appui à la direction en termes de pilotage opérationnel et d'expertise
- Instruire les dossiers complexes (contrats de recherche publics, européens, conventions avec des partenaires industriels) en collaboration avec les directions recherche, valorisation et suivi juridique des Universités.
- Répondre aux enquêtes, contribuer à la réalisation de rapports d'évaluation
- Développer la politique de communication du laboratoire en interne et en externe en collaboration avec le responsable de la communication scientifique du laboratoire.
- Assister et représenter la direction du laboratoire dans certaines instances du CNRS et/ou de l'Université et auprès des partenaires
- Mettre en place le Plan de Formation du laboratoire en étroite collaboration avec les "correspondants Formation" et la direction

Activités à très court terme :
- Accompagner et orienter le pôle de gestion du laboratoire. Hiérarchiser les demandes.
- Organiser l'élection du nouveau Conseil de laboratoire (février 2022) et son installation.
- Assurer l'actualisation des bases de données (Gestion RH du Cnrs et de l'Université) et tableaux de bord du laboratoire

Compétences

Connaissances
- Environnement professionnel : organisation de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
- Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux différentes tutelles ; droit public ; finances publiques
- Gestion des groupes et team building
- Conduite de projets
- Techniques de communication et de management ; connaissances générales en RH
- Langue anglaise : B1
Compétences opérationnelles et savoir-être :
- Coordination d'une équipe (gestionnaires)
- Capacités d'organisation et de gestion des priorités
- Capacités d'adaptation, d'autonomie, force de proposition
- Sens des relations humaines, capacité d'écoute et de conseil
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Maîtrise des techniques de conduite d'entretien et de réunion
- Maîtrise des outils bureautiques courants et les logiciels de gestion financière propre à l'établissement

Contexte de travail

L'Institut Foton est un laboratoire de 125 personnes. Il est constituée de 3 équipes (2 sur le site de Rennes et 1 sur le site de Lannion) et de 3 plateformes (2 sur le site de Lannion et 1 sur le site de Rennes). La nouvelle gouvernance comprend 1 Directeur, 2 Directeurs adjoints, 1 Responsable administratif.ve (poste à pourvoir), 3 resp. d'équipe et 3 resp. de plateforme. L'unité gère un budget annuel d'environ 2,4M€. Son activité scientifique porte sur la physique/photonique avec 3 axes stratégiques transverses aux équipes et plateformes

Contraintes et risques

L'agent sera localisé sur le site de Rennes où est présent le Directeur, Campus Universitaire de Beaulieu. Des déplacements sont à prévoir sur le site de Lannion (2 le premier mois et 1 par mois environ ensuite).

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