Adjoint(e) à la Responsable Administrative et Financière (H/F)

Job Description

Missions

Au laboratoire de physique de l’ENS de Lyon, l’adjointe à la RAF optimise la gestion administrative, financière et des ressources humaines.
Son rôle, à la fois opérationnel et stratégique, couvre le suivi RH, la coordination des projets et l’organisation d’événements scientifiques.
Elle soutient activement la RAF dans la mise en œuvre des orientations du laboratoire.

Activity

1. Gestion des Ressources Humaines
* Recrutement et accueil :
- Piloter les dossiers de recrutement des contractuels, doctorants et postdoctorants (de l’initiation à la finalisation).
- Organiser l’accueil des professeurs invités, chercheurs invités et visiteurs :
- Rédaction et suivi des conventions d’accueil (ENS, Cerfa pour les non-UE).
- Gestion des aspects logistiques (bureaux, clés, référents) et financiers (ordres de
mission, gratifications).
- Accompagnement des stagiaires (conventions, gratifications, intégration).
- Conseiller les personnels non-permanents sur les démarches administratives.
* Administration et suivi :
- Mettre à jour les bases de données RH (CNRS et ENS de Lyon).
- Élaborer des tableaux de bord et des statistiques pour le suivi interne.
- Appliquer et faire respecter les procédures d’accès au laboratoire.
- Rédiger et actualiser les fiches procédures pour l’intranet.
* Intégration :
- Coordonner l’arrivée des nouveaux membres (français ou internationaux) :
attribution des espaces, remise des clés, présentation des outils et contacts clés.

2. Soutien à la direction du laboratoire
* Coordination administrative :
- Participer à la gestion des appels à projets internes (suivi des candidatures,
logistique).
- Assurer le suivi de la maintenance des équipements et des licences logicielles.
- Appuyer l’organisation des manifestations scientifiques (réservations, budgets,
communication).
* Amélioration continue :
- Veiller à l’actualisation des processus en fonction de l’évolution des
réglementations (administrative, financière, RH).
- Proposer des améliorations organisationnelles pour optimiser les flux administratifs.

3. Activités transverses
* Maintenir à jour les outils de communication interne :
- Organigramme, signalétique, trombinoscope, annuaire, affichage des actualités.
* Archivage et gestion documentaire.
* Veille réglementaire active sur les thèmes clés (RH, gestion publique, finance).

Your Profil

Skills

Savoirs / Connaissances
• Expertise administrative :
o Maîtrise des règles de gestion comptable et administrative des établissements publics (CNRS, ENS).
o Connaissance approfondie des procédures RH (recrutement, conventions, statuts).
o Familiarité avec les circuits de décision des tutelles (Université, CNRS).
• Outils :
o Maîtrise des logiciels de bureautique (outils collaboratifs, GRIST).
o Expérience avec les bases de données RH et les outils de gestion financière.
• Langues :
o Anglais courant (rédaction de conventions, échanges avec des partenaires internationaux).
Savoir-faire
• Gestion de projet :
o Capacité à organiser et prioriser des tâches multiples dans un environnement dynamique.
o Rédaction de documents administratifs (courriers, procédures, tableaux de bord).
• Relationnel :
o Accueil et communication avec diplomatie (personnels, invités, partenaires).
o Animation de réunions ou points d’étape.
Savoir-être
• Autonomie et rigueur : gestion de dossiers sensibles avec discrétion.
• Esprit d’équipe : collaboration étroite avec la RAF, les gestionnaires et les chercheurs.
• Réactivité et adaptabilité : réponse aux urgences et aux évolutions réglementaires.
• Sens du service : orientation vers la satisfaction des besoins des personnels et de la direction.

Your Work Environment

• Environnement : Le poste s’exerce dans le Laboratoire de Physique (UMR5672) sous double tutelle du CNRS et de l’École Normale Supérieure de Lyon. L’unité compte environ 200 personnes et dispose d’un budget de plus de 6M€.
• Télétravail : 2 jours par semaine
• Horaires : 38h30/semaine
• Congés : 44 jours de congés annuels
• Rythme : Activité variée, avec des pics liés aux périodes de recrutement ou d’événements.
• Spécificités :
o Travail en étroite collaboration avec la RAF et les tutelles.
o Polyvalence requise pour couvrir des missions variées.
• Avantages : Restaurant administratif sur le site de l’ENS de Lyon, Prise en charge des transports (75% du coût) et forfait mobilité durable, Offres sociales (mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie, …)

Compensation and benefits

Compensation

A partir de 2 452€ brut mensuel selon expérience

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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