Missions

L’assistant.e adminstratif.ve et financier réalise des actes de gestion financière et de gestion des ressources humaines dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables aux différents domaines de compétence

Activités

Gestion financière
- Etablir des actes de gestion courante, engagements sur budget CNRS et Université (commandes, factures, frais de séjour/déplacement).
-Produire et collecter, contrôler et archiver les données juridiques comptables et financières prévues par les contrats de recherche type ANR, Investissement d'avenir, Union Européenne…
-Participer en lien avec la responsable administrative aux opérations de fin d'exercice (pointage, solde des commandes).
-Alimenter les tableaux de bord et de suivi dédiés du laboratoire.
-Préparer les justifications des dépenses afférentes aux contrats de recherche auprès des organismes de financement.
-S'informer et suivre l'évolution de la règlementation en matière de gestion administrative et financière.
-Actualiser et concevoir des procédures de gestion
- Participer à l'organisation d'évènementiels ( colloques, workshop…)

Gestion du personnel
-Participer à la gestion administrative des personnels non titulaires recrutés sur les contrats de recherche des équipes attitrées.
-Monter les dossiers de recrutement, les conventions de stage, engager les indemnités de stage et suivre les engagements financiers
-Accueillir et renseigner les agents (gérer les badges, bureau, informatique, contrats de travail et congés)
-Mettre à jour les bases de données des tutelles et listes de diffusion.

Compétences

-Connaitre le fonctionnement et les statuts des EPST et des établissements d'enseignement supérieur.
-Connaître les règles et les techniques de la comptabilité publique et de la dépense publique.
-Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
-Langue anglaise appréciée : niveau A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
-Connaitre l'environnement de la recherche

Savoir-faire
-Maîtriser les outils informatiques (World, Excel, courriel, navigation web/internet)
-Connaissance des logiciels de gestion financière (Geslab et SIFAC) et de l'outil de gestion des missions (ETAMINE et NOTILUS) serait un plus.
-Connaissances des applications Canope et DAR outils de gestion des recrutements
- Avoir des connaissances solides sur la comptabilité publique.
-Communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit et faire preuve de pédagogie.
-Agir dans le respect des règles juridiques et financières.

Savoir être
-Être polyvalent-e, réactif-ve et capable de gérer plusieurs tâches en parallèle
-Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et échéances.
-Savoir apprécier le niveau de confidentialité des informations
-Faire preuve de rigueur et de fiabilité
-Travailler en équipe
-Savoir rendre compte et alerter
-Sens du relationnel

Contexte de travail

Le Laboratoire d’Ecologie Alpine (LECA) est une unité mixte de recherche (UMR5553) dont les tutelles sont le CNRS, de l’Université Grenoble Alpes (UGA) et l’Université Savoie Mont Blanc (USMB). Il est localisé sur deux sites, Grenoble et Le Bourget du Lac.
Membre de l’Observatoire des Sciences de l’Univers de Grenoble (OSUG), le laboratoire compte environ 120 personnes, dont 60 permanents, qui développent des recherches qui visent à comprendre les mécanismes à l’origine de la biodiversité, à comprendre sa dynamique et décrypter son rôle dans le fonctionnement des socio-écosystèmes et à prédire sa réponse aux pressions anthropiques (changements climatique et d’usage des terres, pollution, invasions biologiques…).
L’unité est composée de deux équipes, de plateaux techniques et de services communs, dont le pôle administration chargé de l'aide au pilotage, de la gestion des ressources humaines, de l'élaboration des dossiers de recrutements, conventions de stages, de la mise à jour et de l'alimentation des différentes bases de données du personnel. Il est chargé du suivi des projets nationaux et européens, mais aussi de la communication et de la diffusion d'informations, de l'organisation de conférences.
Vous serez accueilli-e au sein d’une équipe administrative dynamique et polyvalente, aux missions variées, qui comprend aujourd’hui deux personnes, et travaillerez sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative, et en étroite relation avec l’équipe administrative.
Vous interagirez également régulièrement avec les différents services des tutelles de l'unité. Vous participerez à la vie du service, aux réunions de service, de gestion financière et RH organisées par les tutelles, prendrez part à l'accueil physique des personnels. En cas d'absence au sein du pôle administratif et financier vous contribuerez à la continuité de service
Le service est structuré pour que chacun ait en charge un ou plusieurs domaines d'activité : ressources humaines, accueil et suivi des personnels, suivi des projets européens et projets nationaux, communication interne et externe, organisation de manifestations scientifiques.
Des formations pour la prise de poste seront proposées. Un tutorat avec l’équipe administrative sera mis en place à la prise de fonction.
Nous recherchons un profil curieux, organisé et rigoureux, appréciant le travail en équipe dans une ambiance conviviale et internationale.
Temps de travail : 38H30/semaine et 44 jours de congés annuels
Transport : prise en charge abonnement (75% du coût)
Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective, sport et loisirs….

Contraintes et risques

La présence hebdomadaire (hors congés) est demandée afin d’assurer la continuité de service de gestion des colis.