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Portail > Offres > Offre UMR5553-FLOSAG0-009 - Assistant-e en gestion financière et administrative (H/F)

Assistant-e en gestion financière et administrative (H/F)


Date Limite Candidature : lundi 12 septembre 2022

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Informations générales

Référence : UMR5553-FLOSAG0-009
Lieu de travail : GRENOBLE
Date de publication : lundi 1 août 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2015 € et 2151€ bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Sous l'autorité de la Responsable administrative et financière, l'assistant-e en gestion financière et administrative assure, au sein du service administratif et financier :
- la gestion financière des dépenses et recettes du laboratoire associées à un portefeuille de projet de recherche,
- la gestion des personnels non titulaires

Activités

Gestion Financière
- Procéder aux actes de gestion courante y compris les potentiels litiges : engagement des commandes après demandes de devis, saisi des services faits, vérification des factures et traitement des workflows ; réservation des titres de transport et des hébergements, traitement des demandes de mission,préparation des états de frais aux retours de missions.
- Gérer l'inventaire et le suivi des immobilisations liées aux engagements réalisés
- Produire ou collecter, contrôler et archiver les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
- Effectuer les opérations de fin d'exercice (pointage, solde de commandes…)
-Participer, à partir du système d'information des établissements, à la mise en place d'état et bilans comptables et financiers.
- Suivre l'exécution budgétaire
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation en matière de gestion financière ; consigner les procédures applicables de ces domaines d'activité
- Contribuer au regard de son domaine d'activité à l'élaboration, à l'actualisation et à l'application des procédures internes (modes opératoire).
-Transmettre aux équipes de recherche les informations pratiques relatives aux procédures administratives, financières et/ou comptable, l'évolution de la législation et de ses conséquences (aide aux agents pour les OM, états de frais, BC)
- Participer à la vie du service, aux réunions (Accueil physique et téléphonique, gestion des livraisons)
- Contribuer à la continuité du service
- Contribuer à l'élaboration du budget et les budgets rectificatifs, en collaboration avec la Responsable Administrative et Financière
- Suivre l'exécution budgétaire, veiller, rendre-compte et alerter la Responsable Administrative et Financière sur les taux de consommation selon les différents types de financement
- Participer à l'élaboration du processus de dialogue budgétaire.
-Intervenir dans la mise en œuvre de la politique achat
- Rendre compte de l'activité financière lors des réunions de service

Gestion du personnel.
- Participer à la gestion administrative et financière des ressources humaines des personnels non-titulaires de la structure, en lien avec les projets de recherche gérés, en appliquant les procédures dédiées (montage de dossiers de recrutement,convention/gratification de stage, suivi des engagements financiers).
- Accueillir, renseigner et orienter les agents et usagers
-Gérer les demandes d'accès (bureau, informatique)
- Mettre à jour des bases de données et de suivies

Gestion logistique
-Participer à la gestion, la collecte et la distribution du courrier et des colis
-Participer à la gestion des demandes d'achats en fournitures de bureaux, papier…

Compétences

Connaitre l'organisation générale des tutelles d'appartenance.
Maîtriser les règles et techniques de la comptabilité générale, de la comptabilité publique et des règles relatives aux achats publics.
Connaître les circuits d'élaboration de la comptabilité et les circuits financiers
Avoir une connaissance de la structure budgétaire et du plan comptable de l'établissement
Avoir une connaissance de la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique)
Connaissance de l'environnement bureautique (WORD, EXCEL,…) et des outils informatiques appliqués à la gestion comptable et financière (SIFAC, GesLab,…)
Compétence en comptabilité
Aisance dans l'utilisation des outils informatiques (bases de données internes…)
Aptitude à travailler en équipe
Sens de l'organisation et du service
Capacités relationnelles et diplomatie
Discrétion
Autonomie tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie, prise d'initiative, polyvalence

Contexte de travail

Le Laboratoire d'Ecologie Alpine (LECA) UMR5553 est une unité mixte de recherche multi-tutelles (CNRS, UGA et USMB).
Le LECA compte environ 150 personnes, gère un budget d'environ 2 M€ et plus de 80 contrats ou conventions. L'assistant-e en gestion financière et administrative travaillera au sein du service financier de l'unité, composé de 2 personnes, sous la responsabilité de la responsable administrative et financière.

Informations complémentaires

Les profils débutant-e-s sont accepté-e-s et un accompagnement et des formations sont prévus à la prise de fonction de l'agent.
CDD de 6 mois renouvelable.

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