En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez le dépôt de cookies dans votre navigateur. (En savoir plus)
Portail > Offres > Offre UMR5506-CECLUK-011 - Assistant(e) en gestion administrative et Assistant(e) de Direction du Département Microélectronique du LIRMM (H/F)

Assistant(e) en gestion administrative et Assistant(e) de Direction du Département Microélectronique du LIRMM (H/F)


Date Limite Candidature : mercredi 13 juillet 2022

Assurez-vous que votre profil candidat soit correctement renseigné avant de postuler. Les informations de votre profil complètent celles associées à chaque candidature. Afin d’augmenter votre visibilité sur notre Portail Emploi et ainsi permettre aux recruteurs de consulter votre profil candidat, vous avez la possibilité de déposer votre CV dans notre CVThèque en un clic !

Informations générales

Référence : UMR5506-CECLUK-011
Lieu de travail : MONTPELLIER
Date de publication : mercredi 22 juin 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1997 € et 2130 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Assister les équipes et les responsables du Département Microélectronique dans l'organisation et l'optimisation des activités administratives et logistiques.

Activités

1/ Assistant(e) en gestion administrative du Département Microélectronique
- Apporter un support administratif aux déplacements professionnels des membres des équipes et de leurs invités, en France et à l'étranger, via l'UM ou le CNRS (environ 700 missions par an)
- Apporter un support administratif aux doctorants pour leur inscription et réinscription en thèse
- Gérer les demandes d'achat
- Assurer un rôle de référent pour les nouveaux entrants :
o Planifier, anticiper et organiser les arrivées
- Assurer la continuité de service avec les autres assistants de proximité

2/ Assistant(e) de Direction du Département et aide au pilotage
- Participer à la coordination et à l'organisation des réunions de départements, d'équipes et des jurys de thèse
- Préparer et analyser des bilans financiers destinés aux responsables de département, en lien avec le service de gestion financière
- Interagir avec le responsable de département, les porteurs de contrats et le service de gestion financière à partir d'un tableau de bord de tous les contrats du département, établi par le service de gestion financière. Alerter sur les échéances à respecter pour ces contrats.
- Etablir des tableaux de bord et des outils d'aide au pilotage (bilans de l'activité, du service, du laboratoire)
- Organiser les séminaires et évènements du Département (hors conférences)

Compétences

- Avoir de bonnes capacités organisationnelles
- Une connaissance de l'environnement et du fonctionnement des établissements publics sera appréciée.
- Connaissances générales des techniques de gestion administrative et des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, outils de réservation de billets et d'hébergement,…)
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles (comptes rendus, rapports, synthèses)
- Avoir le sens de l'organisation et savoir gérer les priorités
- Capacité à travailler en équipe et à gérer des projets.
- Capacité à travailler en toute autonomie, capacité à prendre des initiatives et à apporter une solution à une situation complexe.
- Capacité d'adaptation à des situations, des difficultés et des interlocuteurs divers
- Sens du service rendu
- Discrétion - Gérer la confidentialité et les situations sensibles
- Sens du travail en équipe
- Etre en capacité de s'exprimer en anglais, à l'écrit et à l'oral (niveau B2).

Contexte de travail

Le Laboratoire d'Informatique, de Robotique et de Microélectronique de Montpellier (LIRMM ) est une unité mixte de recherche, dépendant conjointement de l'Université Montpellier (UM) et du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS). Il est situé sur le Campus Saint-Priest de l'UM au Nord de Montpellier.
Le LIRMM regroupe environ 400 personnes, ses activités de recherche le positionnent au cœur des sciences et technologies de l'information, de la communication et des systèmes. Les travaux sont menés dans trois départements scientifiques de recherche, eux-mêmes organisés en « équipes-projet ».
L'Assistant(e) intégrera le service "Secrétariats et gestion du personnel" composé de 7 personnes et interagira avec les membres du Département Microélectronique.
Afin de faciliter la prise de poste, une formation sur les outils et les procédures sera organisée.

On en parle sur Twitter !