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Portail > Offres > Offre UMR5229-ANNBUS-015 - Assistant(e) en gestion administrative et financière (H/F)

Assistant(e) en gestion administrative et financière (H/F)


Date Limite Candidature : mercredi 17 août 2022

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Informations générales

Référence : UMR5229-ANNBUS-015
Lieu de travail : BRON
Date de publication : mercredi 27 juillet 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 19 septembre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1 967 et 2 099 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Sous la responsabilité de la Secrétaire générale de l'UMR, au sein d'une équipe composée de 2 gestionnaires, l'Assistant(e) en gestion administrative et financière sera chargé(e) d'organiser et d'assurer la gestion administrative et financière de l'unité, pour un portefeuille de contrats, en collaboration étroite avec les autres membres de l'équipe.

Activités

Gestion financière :
- Attribuer les crédits budgétaires affectés aux contrats et conventions de recherche du portefeuille, en assurer le suivi et le contrôle ;
- Administrer la base Geslab : mettre en place les crédits préparer et rédiger les actes de gestion administrative et financière (engagement, liquidation, mandatement des commandes, imputation interne des dépenses) de son portefeuille budgétaire et en assurer le suivi et le contrôle en lien avec ses collègues et la tutelle (service fait, suivi de factures et workflows relatifs aux factures dématérialisées) ;
- Assurer un suivi d'inventaire ;
- Gérer les réservations de voyage du personnels et les remboursements correspondants ;
- Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations et par budget ;
- Produire, collecter et contrôler les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques) et contrôler les justifications financières des contrats de recherche du portefeuille ;
- Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence ;
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables ;
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité ;
- Consigner les procédures applicables dans son domaine ;

Secrétariat et gestion administrative :
- Gérer les réservations des salles et de l'amphithéâtre ;
- Gérer les locations de l'amphithéâtre : suivi « client », devis, suivi financier, organisation logistique en lien avec l'appariteur et l'organisateur ;
- Alimenter les outils de communication internes ;
- Mettre à jour le site internet de l'ISC ;
- Instruire les dossiers de recrutement des personnels : collecte des documents, saisie dans l'application Canopé en lien avec les équipes et les tutelles et en assurer le suivi ;
- Alimenter et actualiser les bases de données du personnel (Réséda, gestion des listes mail de diffusion interne, annuaire du personnel) et répondre aux demandes ponctuelles concernant des listes de personnel ;
- Assurer les relations avec les services de la Délégation régionale dans le cadre des actes de gestion financière et administrative ;
- Traiter les informations arrivant dans l'unité ; veiller à leur diffusion et à leur archivage ;
- Gérer et traiter les informations orales (téléphone) et écrites (courrier, messagerie) à l'arrivée et au départ ;
- Accueillir, informer, orienter dans les démarches administratives les visiteurs et les personnels de l'unité ;
- Assurer la réception des livraisons en cas de besoin ;
- Participer aux réponses aux enquêtes des tutelles concernant l'unité.

Compétences

- Connaître les techniques de gestion administrative ;
- Connaître la réglementation publique ;
- Connaître les règles d'usage et les procédures administratives applicables aux marchés publics et aux missions ;
- Maîtriser les applications du CNRS (GESLAB, Canopé, Réséda) ;
- Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre de logiciels bureautiques courants (excel, word) ;
- Savoir gérer l'ordre des priorités dans le traitement des tâches ;
- Savoir gérer un système de classement ;
- Comprendre, s'exprimer et lire en anglais (nombreux contacts en anglais) ;
- Faire preuve de très bonnes qualités relationnelles.

Contexte de travail

L'Institut des Sciences Cognitives Marc Jeannerod accueille 100 personnes sur un même site. La recherche est organisée en 12 équipes dont les thématiques de recherche portent sur la physiologie et la physiopathologie des comportements moteurs et cognitifs humains.
Le pôle gestion, actuellement composé de 2 gestionnaires, est placé sous la responsabilité directe de la Secrétaire générale. L'activité est organisée en portefeuille de projets.

L'Assistant(e) en gestion administrative et financière interagit avec l'ensemble des chercheurs ou personnels de son portefeuille de projets sous la responsabilité directe de la Secrétaire générale du laboratoire et en collaboration étroite avec les autres gestionnaires du pôle.

CDD renouvelable. Formation interne sur les outils CNRS.

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