Missions

Réaliser de manière autonome, des activités de gestion administrative et financière dans le cadre des actions scientifiques du LabEx CIMI. Assister la responsable de projet à la démarche d’amélioration continue des procédures.

Activités

Mission 1 : Coordination d’évènements scientifiques internationaux

A ce titre l’agent doit :
- Conduire en autonomie des réunions avec les organisateurs de l’évènement et contribuer à définir le déroulement de la manifestation : planifier les principales échéances, programmer des points réguliers d’avancement avec les organisateurs, lister les sources de financement, établir le budget prévisionnel, évaluer les besoins, rédiger les comptes-rendus de ces réunions préparatoires
-Définir et mettre en œuvre l’ensemble des aspects logistiques en coordination avec les organisateurs et les différents intervenants extérieurs : élaboration des formulaires d’inscription, prise en charge des invités (ordre de mission, réservation hébergement et transport), coordination avec les différents prestataires de service, diffusion de l’évènement (page web, réseaux sociaux,…)

Mission 2 : Gestion financière

A ce titre l’agent doit :
-Exécuter l’ensemble des actes de gestion financière inhérents aux évènements scientifiques ou à des projets de recherche dans le respect de la réglementation en vigueur
-Procéder aux opérations d’engagement et de liquidation sur les crédits dédiés aux actions CIMI en utilisant les logiciels de gestion propres au CNRS (GESLAB) et à l'Université Paul Sabatier (SIFAC), assurer le suivi des relations avec les fournisseurs, collecter et contrôler les pièces justificatives
-Concevoir des tableaux de bord afin d’assurer le suivi de l’exécution d’un budget et produire des bilans financiers

Mission 3 : Contribution à la simplification des processus

A ce titre l’agent doit :
- Contribuer à la rédaction de documents de référence
- Proposer et assister la responsable de projet dans la mise en place de nouvelles procédures
- Assister la responsable de projet dans le développement d’un réseau de prestataires de services

Compétences

Savoirs :
-Maitrise des techniques administratives de gestion de projet
-Connaissance générale de la réglementation financière applicable au secteur public
-Connaissance générale du fonctionnement du monde de l'enseignement supérieur et de la recherche
-Connaissance des logiciels SIFAC et/ou GESLAB souhaitée
-Expérience indispensable dans l’organisation d’évènements

Savoirs faire :
-Savoir gérer un projet en autonomie
-Être capable d'appliquer des procédures de gestion administrative et financière relatives aux missions, aux dépenses et aux marchés publics
-Comprendre, s’exprimer et lire en anglais : minimum requis obligatoire niveau B1/B2 (nombreux contacts à l’international)
-Être à l’aise avec les outils informatiques
-Être doté d’excellentes qualités rédactionnelles

Savoirs être :
-Qualités d’organisation et de rigueur
-Capacité à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
-Autonomie, capacité à prendre des initiatives et à trouver des solutions
-Qualité d’écoute, capacité à reformuler et à communiquer avec diplomatie
-Capacité à rendre compte de son activité auprès de son responsable hiérarchique
-Capacité à travailler en équipe

Contexte de travail

L’Institut de Mathématiques de Toulouse (IMT), l’Institut de Recherche en Informatique de Toulouse (IRIT) et le Laboratoire d'Analyse et d'Architecture des Systèmes (LAAS) sont investis depuis 2012 dans un projet interdisciplinaire commun de Laboratoire d’Excellence (LabEx) appelé CIMI (Centre International de Mathématiques et d’Informatique).

Ce projet, porté par l’Université Fédérale de Toulouse et financé par l’ANR à hauteur de 19M€, rassemble sur le site de l’Université Paul Sabatier près de 500 chercheurs et enseignants chercheurs de l’IMT, de l’IRIT et du LAAS.
Le poste proposé est rattaché au pôle administratif de l’IMT, qui comprend 15 personnes et est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire Générale de l’IMT et sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable de projet du LabEx. L’exercice des activités du poste implique de nombreux contacts à l’international.

Avantages liés au poste : participation aux frais de transport, de mutuelle et de restauration, 32 jours de congés annuels, 13 jours de RTT, tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs, chèques vacances sous conditions. Possibilité de télétravail.