Missions

La personne assure des fonctions d’assistant-e de direction, de soutien des techniques, des règles et des procédures applicables aux différents domaines de compétence.

Activités

Assistant-e de direction et soutien logistique (50% de l’activité) :
- Gérer les agendas de l'équipe de direction et contrôler les échéances
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en français et anglais
- Répondre aux demandes d'informations des services et des organismes extérieurs
- Rédiger des notes et des courriers administratifs en français et anglais
- Sélectionner et diffuser les notes d’informations des tutelles en interne
- Assurer la distribution du courrier et l'affichage des informations
- Assurer le soutien logistique du laboratoire pour tous les personnels : prêt de matériel (vidéoprojecteur, matériel de visio conférence, pointeur laser), gestion des stocks de fournitures administratives
- Assurer le suivi des demandes d'interventions (petits travaux) auprès du service maintenance et logistique de Grenoble INP et de l’UGA
- Suivre et maîtriser le taux d'occupation des bureaux et gestion des clés de bureaux du laboratoire (hors plateformes techniques)
- Gérer la cartographie des locaux et des clés bureaux du laboratoire (hors plateformes techniques)
-Gérer les badges d’accès « visiteurs » du laboratoire

Gestionnaire financière (50% de l’activité) :
- Procéder aux opérations d’engagement des dépenses (achats, missions), d’attestations de livraison
- Elaborer les actes de gestion courante (engagement des commandes, des missions, enregistrement des services faits, vérification et saisie des factures, liquidation des missions, réservation des titres de transport et hébergements
- Produire et collecter des données juridiques, comptables et financières prévues par les contrats (factures, rapports scientifiques etc.)
- Etablir à partir des systèmes d’information des établissements les états et bilans financiers (ANR, Région Rhône-Alpes, Europe, Industriels)
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Participer aux opérations de fin d'exercice (pointage, solde de commandes...)
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Suivre l’évolution des règles et procédures administratives, financières, comptables, et savoir transmettre les informations pratiques sur l’évolution de la législation et ses conséquences.
- Assurer la polyvalence avec les autres gestionnaires du service

Compétences

Connaitre le fonctionnement et les statuts des EPST et des établissements d’enseignement supérieur.
Maîtriser les outils de bureautique courant et communication (traitement de texte, tableur, email, intranet … etc.)
Avoir une connaissance générale de la règlementation financière et comptable des organismes publiques
Connaissance des outils financiers (Geslab, SIFAC) appréciée
Organiser son activité et respecter les délais.
Avoir le sens du travail en équipe.
Respecter la confidentialité des données et des informations
Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
Comprendre, s'exprimer et lire en anglais de base souhaité
Assurer la continuité du service

Contexte de travail

GIPSA-lab est un laboratoire de recherche mixte du CNRS, de Grenoble INP-UGA et de l'Université de Grenoble Alpes ; il est conventionné avec Inria et l'Observatoire des Sciences de l'Univers de Grenoble. Il mène des recherches théoriques et appliquées sur l’Automatique, le Signal, les Images, la Parole, la Cognition, la Robotique et l’Apprentissage.
Le GIPSA-lab développe ses recherches au travers de 16 équipes ou thèmes organisées en 4 pôles : le Pôle Automatique et Diagnostic (PAD), le Pôle Sciences des Données (PSD), le Pôle Parole et Cognition (PPC), le Pôle Géométries, Apprentissage, Information et Algorithmes (GAIA). Les services communs répartis au sein du Pôle Administratif et Financier et du Pôle Technique accompagnent la recherche.
GIPSA-lab compte environ 350 personnes, dont 140 permanents avec 70 enseignants-chercheurs, 40 chercheurs et 38 ingénieurs et techniciens.
Au sein du laboratoire, le/la gestionnaire intégrera le pôle administratif et financier sous la responsabilité hiérarchique de la responsable RH et de la responsable financière.


Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.

Contraintes et risques

NEANT