Missions

Sous l'autorité du responsable administratif, l'assistant-e en gestion administrative a pour mission de réaliser de manière autonome, des activités de gestion administrative et financière avec la responsabilité d'un portefeuille d'équipes de recherche.
Le poste à pourvoir est localisé sur le campus Saint Priest de l'Université de Montpellier. L'IES est une unité mixte de recherche, CNRS et Université de Montpellier, se structurant autour de 5 axes et 9 équipes de recherche auxquels s'ajoutent des plateformes technologiques et dans lequel évolue 242 personnes statutaires et non-statutaires.

Activités

Assister les équipes dans l'instruction des dossiers et ou appel d'offre,
Participer à l'instruction de dossiers en vérifiant la conformité réglementaire française et européenne et s'assurant du respect des engagements financiers,
Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure,
Réaliser la mise en place des crédits et le suivi budgétaire,
Assurer les opérations de dépenses et de liquidations (commandes et missions),
Produire et collecter les données juridiques et financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques),
Établir, à partir de SIFAC et GESLAB, les états, bilans et statistiques budgétaires et financiers,
Suivre l'évolution règlementaire du domaine de gestion des contrats publics de Recherche,
Classer et archiver les justificatifs budgétaires et financier de chaque contrat,
Participer à la clôture et réouverture comptable,
Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion.

Compétences

Connaissances :

Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche nationale,
Droit public,
Droit des contrats,
Connaissances budgétaires générales,
Finances publiques

Compétences opérationnelles :

Savoir établir et suivre un budget,
Savoir réaliser des synthèses et rédiger des documents,
Être autonome dans la gestion des dossiers tout en sachant alerter et rendre compte de son activité à sa hiérarchie.
Maitriser les logiciels SIFAC et GESLAB,
Maîtriser les différentes applications informatiques (Webcontrat, Core…) et les outils bureautiques (Excel, Word…),
S'adapter aux contraintes de la recherche (réactivité, aspects internationaux, variété des interlocuteurs, langages scientifiques, etc.) et aux exigences des financeurs (éligibilité des dépenses, procédures de justification des contrats, rapports financiers, etc.),
Être organisé(e), rigoureux(se) et fiable,
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
Savoir respecter la confidentialité des informations,
Bon relationnel et sens de l'accueil des personnes,
Savoir travailler en équipe

Contexte de travail

Le poste à pourvoir est localisé sur le campus Saint Priest de l'université de Montpellier. L'IES est une unité mixte de recherche, CNRS et Université de Montpellier, se structurant autour de 5 axes et 9 équipes de recherche auxquels s'ajoutent des plateformes technologiques et dans lequel évoluent 242 personnes statutaires et non-statutaires. Dans le cadre de sa mission, des déplacements occasionnels sont à prévoir.