Missions

Le technicien ou la technicienne en gestion administrative travaillera dans le pôle « Achats » de l'IES. Il ou elle devra réaliser et gérer, de manière autonome, des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et procédures des tutelles (CNRS et l'UM).

Activités

- Accueillir et informer les agents de l'unité (permanents et non permanents) concernant les procédures d'achat et de missions,
- Vérifier la conformité réglementaire française et européenne des achats et missions et s'assurant du respect des engagements financiers,
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure, - - Passer des commandes dans SIFAC et Geslab en vérifiant la conformité réglementaire,
- Savoir régulariser les opérations passées par carte achat,
- Collecter les données juridiques et financières prévues dans la règlementation des achats (pièces justificatives, factures, etc),
- Saisir les Services Faits,
- Savoir traiter les Workflows (CNRS et UM)
- Etablir les missions,
- Élaborer, préparer et contrôler les états de frais et prévenir le contentieux
- Classer et archiver les pièces justificatives,
- Saisir et mettre à jours des bases de données et ou des tableaux de bord,
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion

Compétences

- Maitriser les logiciels SIFAC et GESLAB,
- Etre autonome dans la gestion des dossiers tout en sachant alerter et rendre compte de son activité à sa hiérarchie.
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe, -Maîtriser les différentes applications informatiques (Webcontrat, Core ect) et les outils bureautiques (Excel, Word),
- Savoir travailler en équipe,
- Savoir respecter la confidentialité des données et des informations,
- Discrétion professionnelle - Bon relationnel et sens de l'accueil des personnes,
- Capacité d'initiative, d'analyse et d'autonomie dans le travail,
- Etre organisé(e), rigoureux(se) et fiable,
- S'adapter aux contraintes de la recherche (réactivité, aspects internationaux, variété des interlocuteurs, langages scientifiques, etc.) et aux exigences des financeurs (éligibilité des dépenses etc.),
- Techniques d'élaboration de documents,
- Connaissances budgétaires générales,
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Concevoir des tableaux de bord.

Contexte de travail

L'Institut d'Electronique et des Systèmes - UMR 5214 sous double tutelle : CNRS et UNIVERSITE DE MONTPELLIER.
Ce poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESR)

Contraintes et risques

Des déplacements occasionnels sont à prévoir.
Les horaires de présence au laboratoire devront être conformes au règlement intérieur de l'unité et peuvent varier en fonction des nécessités de service.