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Portail > Offres > Offre UMR5175-VERHAN-027 - Gestionnaire administratif (H/F)

Gestionnaire administratif (H/F)


Date Limite Candidature : vendredi 9 août 2024 00:00:00 heure de Paris

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Gestionnaire administratif (H/F)
Référence : UMR5175-VERHAN-027
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : MONTPELLIER
Date de publication : vendredi 5 juillet 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : à partir de 2331 € brut mensuel, ajustable selon expérience
Niveau d'études souhaité : Niveau 4 - (Bac)
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative

Missions

Réaliser des activités de gestion administrative, de logistique courante et de ressources humaines (dossiers stagiaires), informer et accueillir les interlocuteurs, assurer l’organisation logistique de réunions

Activités

Secrétariat d’unité :
- Assurer l'accueil du laboratoire
- Réceptionner et distribuer le courrier ; organiser les départs courrier et colis avec les expéditeurs du laboratoire
- Réceptionner, enregistrer et distribuer les colis ; en faire le rapprochement sur le service fait pour les commandes passées pour l’équipe administrative et la direction
- Gérer l’adresse mail et l’archivage du secrétariat
- Opérer des actes administratifs et de gestion courante (notes, affichages, pages intranet du CEFE, saisies informatiques dans applications CNRS, …)
- Assurer la logistique courante de premier niveau du laboratoire et les achats pour la direction/administration
- Organiser la logistique de réunions programmées par la direction
- Gérer les processus d’élections internes avec l’administratrice d’unité
Assistanat de direction :
- Seconder la directrice dans l’organisation de réunions ou d’évènements portés par le CEFE, et dans le suivi de dossiers spécifiques
- Organiser ses déplacements et gérer son agenda
Ressources Humaines :
- Gérer en autonomie les dossiers RH « stagiaires » du CEFE, en interagissant avec la gestionnaire RH du laboratoire, l’administratrice de l'unité et les personnels des services dédiés de nos tutelles
- Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire; Suivre l'évolution de la réglementation.
- En support du service RH du CEFE :
Mettre en œuvre et suivre des dispositifs / processus RH génériques
Accueillir, accompagner et informer les personnels
Activités communes :
Réaliser des tableaux de bord de suivi, suivre des indicateurs, produire des bilans et des statistiques.
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l’unité

Compétences

Savoirs / connaissances :
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Connaissance générale des techniques de secrétariat, d'assistance de direction, et de gestion administrative
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir-faire :
- informer et rendre compte
- rechercher, vérifier et classer des informations
- mettre en œuvre des procédures et des règles
- Planifier son activité, savoir la gérer dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Prendre en compte les demandes de la direction et y répondre de manière appropriée
- Maitriser les logiciels de gestion du domaine et de bureautique
Savoir-être
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Travailler en équipe
- Gérer des informations confidentielles
- Etre polyvalent et autonome

Contexte de travail

Le Centre d'Ecologie Fonctionnelle et Evolutive (CEFE) est une unité mixte de recherche complexe ayant 7 établissements tutelles et qui compte 400 personnes en moyenne sur l'année, dont 139 personnels permanents. L'activité administrative du laboratoire est assurée par une équipe de 8 personnes, sur les composantes fonctionnelles Secrétariat d'unité, Gestion financière, Ressources humaines, dont le personnel recruté fera partie, placé sous la responsabilité hiérarchique de l'Administratrice d'unité. Ses principaux interlocuteurs seront l'administration et la direction du CEFE, tous les personnels de l'unité, les services de la délégation régionale CNRS Occitanie Est et d'autres tutelles du laboratoire (notamment Université de Montpellier et IRD), des interlocuteurs externes divers (dont livreurs, fournisseurs, entreprise de nettoyage, etc ).
Le CEFE est situé sur le campus du CNRS, Route de Mende. Le site possède un restaurant administratif (tarification subventionnée) et est un lieu de travail agréable : environnement arboré à 2 pas du Bois de Montmaur, parkings sécurisés (vélos et voitures), prochainement desservi par la nouvelle ligne 5 de tramway. Les personnels peuvent bénéficier du remboursement partiel des titres de transport (75%) + forfait mobilité durable allant jusqu'à 300€ /an.

Informations complémentaires

CDD potentiellement renouvelable en 2025