Missions

Sous l’encadrement de la responsable du pôle RH, vous gérez les dossiers des personnels de l’unité appartenant aux équipes relevant de votre portefeuille

Activités

- Assurer la gestion des personnels : préparer et suivre les dossiers pour le recrutement et l’accueil des personnels titulaires, non permanents, stagiaires et visiteurs scientifiques pour un portefeuille d’équipes ;
- Conseiller les personnels en matière de recrutement et accueil de personnels ;
- Préparer et suivre les dossiers pour l’accueil des contractuels (qu’ils soient rémunérés par l’une de nos tutelles ou qu’ils soient boursiers étrangers) ;
- Etablir les conventions de stage et dossiers de versement des gratifications ;
- Préparer et suivre les dossiers pour l’accueil de visiteurs scientifiques ;
- Préparer les conventions d’accueil des personnels et invités étrangers ;
- Préparer et instruire auprès des tutelles les dossiers nécessitant la sollicitation Fonctionnaire Sécurité Défense ;
- Suivre les carrières et éléments de la vie professionnelle des agents titulaires ;
- Assurer le suivi des congés annuels / CET des agents, arrêts maladie, télétravail, cartes de restauration, demandes de cumul d’activité
- Mettre à jour les bases de données en lien avec l’activité ;
- Classer et archiver les documents.
- Gestion des recrutements : dans le cadre du label européen HRS4R, participer au processus de recrutement (aide à la rédaction des profils de poste, diffusion des offres d’emploi, participation aux auditions).
- Assister aux réunions du pôle RH, du service administratif et des tutelles.
- Assister une à deux fois par an aux réunions des équipes scientifiques afin de communiquer sur la réglementation RH et la bonne conduite à tenir en termes de recrutement et d’accueil de personnel ;
- Répondre aux enquêtes des tutelles ;
- Participer à la mise en œuvre d’outils et procédures ;
- Assurer la continuité de service

Compétences

Compétences :
- Connaître la législation et les procédures applicables dans le domaine de la gestion RH d'un laboratoire (cumul de fonctions, arrêt de travail, restauration, attestations)
- Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité du laboratoire, mais également des tutelles
 Connaître la réglementation et les procédures liées au suivi de la carrière des personnels
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes, externes (tutelles) et au contact du public
- Compréhension et pratique de la langue anglaise pour le dialogue avec les personnels étrangers (Niveau A2).
- Maîtriser l'outil informatique, les logiciels courants de bureautique (word, excel) et les outils de communication électronique
Aptitudes :
- Être organisé(e) et savoir gérer les priorités
- Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir alerter sa hiérarchie et rendre compte
- Faire preuve de pédagogie,
- Avoir le goût du travail en équipe
- Sens de la communication (orale et écrite)
- Rigueur et sens de la confidentialité

Contexte de travail

L’Institut des Géosciences de l’Environnement (IGE) est un laboratoire public de recherche sous les tutelles du CNRS/INSU, l’IRD, l’Université Grenoble Alpes (UGA) INRAE et Grenoble-INP.
Il rassemble environ 350 personnes dont 190 membres permanents (chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs) et environ 160 doctorants, post-doctorants et personnels en contrat à durée déterminée. Le laboratoire accueille aussi chaque année plusieurs dizaines de stagiaires et visiteurs scientifiques. Le laboratoire est installé sur trois sites du Campus universitaire de Grenoble (sites Glagiologie, OSUG-B/Maison Climat Planète, et INRAE Grenoble Saint Martin d’Hères).
L’IGE constitue l’un des principaux laboratoires de l’Observatoire des Sciences de l’Univers de Grenoble (OSUG) qui est une structure fédérative de l’INSU.
L’IGE compte 3 services support, dont le service administratif (20 personnes) auquel vous serez affecté.
Affectation :
Vous êtes intégré au service administratif de l’unité et exercerez vos missions au sein du pôle RH sous l’encadrement hiérarchique de la responsable RH. Le pôle RH de l’IGE est composé de quatre personnes : trois gestionnaires RH (2,4 ETPT) et une responsable de pôle (0,4 ETPT).
Les personnels du laboratoire sont localisés sur 3 bâtiments du campus grenoblois, distants de quelques centaines de mètres les uns des autres. Les personnels du service administratif sont localisés au plus près des équipes et donc présents sur tous les sites.
Compte tenu du portefeuille d’équipes à prendre en charge ce poste sera localisé sur 2 sites (organisation du temps à fixer à la prise de fonctions). Des déplacements sont à prévoir sur les différents sites au cours de la semaine, en particulier pour les réunions.