Assistant archiviste (H/F)

Job Description

Missions

Assurer les activités de traitement, gestion et valorisation des fonds d’archives de l’inist dans le respect des lignes directrices du CNRS
Participer à la mise en œuvre d’un système de gestion des archives

Activity

Suivi et inventaire des fonds :
• Mettre en œuvre et impulser les processus de collecte, d’évaluation, de tri, de sélection des documents d’archives en intégrant la dimension mixte (papier et électronique).
• Identifier et tenir à jour le récolement des fonds.
• Assurer la gestion des archives de l’Inist en conformité avec les dispositions légales et réglementaires et les lignes directrices définies au CNRS :
o Etablir des outils d’enregistrement et de recherche.
o Mettre à jour le référentiel de durée de conservation des documents produits,
o Proposer un plan de gestion des archives en adéquation avec ce dernier.
• Préserver l’intégrité des fonds d’archives.
• Assurer le lien avec les Archives départementales, la Délégation Régionale du CNRS en fonction des sujets rencontrés.
• Rédiger et conserver les bordereaux de versements et d’élimination de l’Inist-CNRS.

Organisation des archives des documents dématérialisés :
• Diffuser une méthodologie d’archivage numérique adaptée et conforme à la législation en vigueur et aux règles définies au CNRS.
• Evaluer, avec les producteurs de documents et de données, les besoins en archivage à court, moyen et long terme.
• Sensibiliser et former des producteurs de documents et données à la bonne gestion de leurs archives et aux bonnes pratiques.

Your Profil

Skills

Savoirs / Connaissances :
• Mode de fonctionnement des administrations publiques.
• Connaissance des normes de description archivistique.
• Connaissance des principes déontologiques liés aux archives.
• Connaissance des méthodes et techniques de gestion des fonds documentaires.
• Connaissance des méthodes de gestion de projet.

Savoir – faire/Compétences opérationnelles :
• Planifier et respecter des délais.
• Savoir rendre compte.
• Apporter une réponse personnalisée, accompagner et conseiller.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.
• Contrôler et suivre les conditions de conservation des archives.
• Veiller aux démarches administratives légales ou réglementaires.
• Assurer une veille dans son domaine.
• Réaliser des synthèses, élaborer une documentation (guide,…).
• Etablir des bilans d’actions, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion.
• Utiliser des outils bureautiques et des logiciels spécifiques à l’activité.

Savoir être / Compétences comportementales :
• Autonomie.
• Sens de l’organisation.
• Sens relationnel.
• Etre force de proposition.
• Rigueur.
• Fiabilité.

Your Work Environment

L'Institut de l'information scientifique et technique (Inist), Unité d'Appui et de Recherche (UAR76) du CNRS, facilite l'accès, l'analyse et la fouille de l'information scientifique et valorise la production scientifique. Il est situé à Vandoeuvre Les Nancy (54500) et compte 150 collaborateurs.

Vous rejoindrez le « Service de Gestion Administrative et Logistique », composé de 8 personnes, rattaché lui-même au « Département des systèmes d’information et secrétariat général ».
Votre expérience et votre formation vous ont doté d’un solide bagage en termes de gestion archivistique et vous maitrisez la coordination de projet administratif.
Vous interviendrez sur les fonds d’archives administratives de l’Inist. Vous aurez pour mission d’en réaliser l’évaluation, l’inventaire (partiellement existant) et d’en proposer le traitement adéquat conformément aux lignes directrices du CNRS. En complément, vous proposerez un plan de gestion des archives papier et numérique et participerez à la définition des critères d’archivage des documents dématérialisés en concertation avec les services producteurs des documents. Vous participerez activement aux réflexions collégiales de l’équipe pour adapter et améliorer son fonctionnement et ses procédures dans ce domaine.

Qualité de vie au travail :
• Prise en charge de l'abonnement de transport en commun dans les limites réglementaires. Accès direct et rapide du centre-ville de Nancy à l'Inist par les transports en commun
• Activités du lundi au vendredi, 38h30/semaine, horaires variables entre 7h et 19h avec plages fixes (9h30-11h30 et 13h30-15h30), associé à 13 jours de RTT/an au prorata de la durée de présence.
• Possibilité de télétravailler 2 jours par semaine après une première phase d'intégration
• Possibilité de suivre régulièrement des formations en lien avec son activité
• Restauration collective sur place : qualité, tarif du repas selon rémunération (prise en charge partielle du CNRS)
• Actions sociales : billetterie à tarifs préférentiels, accès à des équipements sportifs, CESU, chèques vacances

Qualité de vie à Nancy :
• Le Grand Nancy est une métropole de plus de 260 000 habitants, à seulement 1h30 de Paris en TGV
• Pôle universitaire classé parmi les 10 plus importants de France (+ de 50 000 étudiants, soit la 4ème ville universitaire de France)
• Vie culturelle : art nouveau, Opéra national, grandes manifestations (Le Livre sur la place, Nancy Jazz pulsations, fêtes de la Saint Nicolas...)
• Parmi les villes les plus avantageuses pour se loger (niveau des montants des loyers)

Compensation and benefits

Compensation

2 280 € bruts mensuels, ajustable selon le niveau d'expérience.

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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