Missions

La personne recrutée sera sous la responsabilité du Secrétariat Général de la MSH Paris-Saclay, elle assurera le suivi administratif et financier de l'unité et réalisera les actes de gestion administrative dans le respect des techniques, règles et procédures. Elle apportera son concours à l'élaboration, à la mise en œuvre du budget et au suivi de son exécution, ainsi qu'à la gestion administrative et financière des projets lauréats et contrats de recherche attribués par la MSH Paris-Saclay.

Activités

- Instruire les dossiers pour le recrutement des agents contractuels et des stagiaires en collaboration avec la délégation régionale du CNRS (publication sur portail emploi du CNRS, recueil des dossiers, vérifications des documents, dépôt dans les outils dédiés du CNRS)
- Contribuer à l'élaboration du budget de l'unité et attribuer les crédits budgétaires affectés aux contrats et conventions
- Gérer les missions selon le nouveau process ESR Missions du CNRS (préparer les ordres de missions, réserver la billetterie et l'hébergement, préparer les notes de frais, mettre en paiement)
- Procéder aux opérations d'engagement (bons de commandes), saisie des services faits (livraison) et traitement des workflows relatifs aux factures dématérialisées
- Vérifier l'éligibilité des dépenses au regard de la réglementation applicable
- Traiter les litiges sur factures/commandes en lien avec les prescripteurs et fournisseurs
- Réaliser des tableaux de bord et le reporting financier : identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans, des statistiques et des tableaux de bord de suivi financier
- Proposer et mettre en œuvre des procédures de gestion administrative et financière.
- Collecter et contrôler les pièces nécessaires aux opérations de gestion et de justification des dépenses
- Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
- Informer trimestriellement les porteurs de projets des crédits disponibles
- Assurer la circulation de l'information administrative et financière, communiquer avec les services extérieurs pertinents (délégation régionale du CNRS et services centraux de l'ENS Paris-Saclay)

Compétences

- Connaître les techniques et règles de la comptabilité générale et de la comptabilité publique
- Connaître les circuits d'élaboration de la comptabilité publique et les circuits financiers
- Avoir une maîtrise opérationnelle de la structure budgétaire et du plan comptable de l'établissement
- Savoir analyser les données comptables pour évaluer la consommation des crédits
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel) et les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable (un accompagnement et des formations internes pourront être proposés)
- Savoir hiérarchiser et organiser son activité en tenant compte des contraintes et échéances
- Capacité à travailler en équipe
- Autonomie et aptitude à transmettre les informations utiles et/ou sensibles à sa hiérarchie
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Contexte de travail

La Maison des Sciences de l'Homme Paris-Saclay (UAR 3683) ( http://msh-paris-saclay.fr ) est une structure d'accueil, d'impulsion, de promotion et de diffusion de la recherche en sciences humaines et sociales au sein de l'écosystème de Paris-Saclay. Elle a vocation à développer des projets de recherche en sciences humaines et sociales autour d'axes de recherches spécifiques liés à son environnement scientifique et à son territoire. Elle joue un rôle de fédération de ces recherches au sein du domaine des SHS et avec les autres sciences du périmètre saclaysien. Ses activités scientifiques prennent également la forme d'encouragement à la valorisation de la recherche et d'accueil de revues scientifiques, d'hébergement de GIS ou toutes autres structures liées à ses axes de recherches thématiques. L'unité est composée de 10 agents permanents ou contractuels (1 directeur, 1 secrétaire général (prise de fonction au 1er mai 2024), 1 assistante administrative et financière (à recruter), 1 graphiste, 1 chargée de projets, 1 IE plateforme universitaire de données, 1 IE plateforme humanités numériques, 2 éditrices et 1 ingénieure de recherche). La personne recrutée sera placée sous la responsabilité du Secrétariat Général de la MSH.

Le poste est localisé à l'ENS Paris Saclay situé à Gif-sur-Yvette (91).