Assistant administratif achats H/F - Réf. 449

Job Description

Missions

Apporter un soutien administratif et organisationnel au service achats, en contribuant à la gestion documentaire, au suivi administratif des dossiers et à la coordination interne.

Activity

• Mettre en forme, classer, diffuser et archiver des documents (courriers, notes, tableaux, compte-rendus…).
• Constituer et tenir à jour les dossiers du service achats.
• Mettre à jour les tableaux de bord et les documents-types (accords-cadres, contrats de maintenance…).
• Assurer le suivi des circuits de validation et de signature des documents.
• Suivre les contrats et les commandes : enregistrement dans l’outil (SAP), envoi des contrats aux titulaires, relances, vérification des retours signés et suivi des échéances de contrats.
• Gérer les relations administratives avec les fournisseurs : permanence téléphonique, collecte et vérification des pièces (Kbis, assurances, attestations), création et mise à jour des fiches fournisseurs.
• Assurer l’interface administrative entre les acheteurs, les prescripteurs et les services internes.
• Organiser des réunions (convocations, documents, comptes rendus) et assurer le suivi des actions.

Your Profil

Skills

Connaissances :
• Formation en assistanat administratif ou de gestion (bac+2)
• Techniques d’organisation et de gestion administrative (connaissances générales)
• Logiciels bureautiques et de gestion : Word, Excel, Power Point, logiciel de gestion documentaire (connaissances générales)
• Notions générales en achat public (sans expertise juridique attendue)
• Une connaissance de la fonction publique est un plus

Savoir-faire :
• Maîtriser un ensemble de règles et de procédures administratives
• Organiser des réunions
• Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques
• Concevoir et suivre des tableaux de bord
• Structurer et rédiger des documents et des comptes-rendus
• Établir et gérer un planning

Savoir-être :
• Rigueur et sens de l’organisation
• Discrétion
• Polyvalence
• Capacité d’adaptation
• Sens des priorités

Your Work Environment

Le « Grand Accélérateur National d'Ions Lourds » est une infrastructure nationale de recherche basée sur l’utilisation des faisceaux d'ions. Les champs de recherche portent sur la recherche fondamentale en physique nucléaire et l’astrophysique nucléaire, les matériaux sous irradiation et la nanostructuration, les collisions moléculaires et le milieu interstellaire, la radiobiologie et les techniques innovantes pour la dosimétrie et la thérapie de certains cancers.
Le GANIL (environ 350 personnes) se situe sur le futur site EPOPEA, parc de sciences et d’innovation de la communauté urbaine de Caen la Mer, à Caen en Normandie. Il est géré conjointement, au sein d’un Groupe d'Intérêt Économique (GIE), par le Commissariat à l'énergie atomique (CEA/DRF) et par le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS/IN2P3). En tant qu’infrastructure de recherche, le GANIL est au service d’une communauté scientifique nationale, européenne et internationale d’un millier d’utilisateurs.

Au sein de la Division Soutien Technique et Administratif (DSTA), la personne recrutée sera affectée au sein d’une équipe de 3 personnes dédiées aux achats et placées sous la responsabilité hiérarchique du Chef de groupe Finances et Achats du GANIL.

Avantages collaborateurs:
Possibilité de renouvellement du contrat CNRS.
53 jours de congés par an (32 CA et 21 JRTT) - Télétravail – Contrat collectif de complémentaire santé– Participation frais de restauration - Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité - Comité Action Sociale

Constraints and risks

Le GANIL étant classé Installation Nucléaire de Base (INB), la personne recrutée devra être habilitée à travailler en zone surveillée et contrôlée dans le respect de la réglementation et des procédures applicables en matière de sécurité et de sûreté nucléaire.

Compensation and benefits

Compensation

2300 € à 3200 € bruts mensuels selon expérience professionnelle

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

CNRS

The research professions