Missions

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur, le/la Secrétaire général(e) de la Maison des Sciences de l'Homme Lorraine (MSHL) assure la coordination et la gestion administrative, financière et juridique de la MSHL, en appui à la direction, dans l'environnement d'une double tutelle (CNRS / Université de Lorraine) et deux sites distants (Nancy et Metz).

Activités

Administrer et coordonner les affaires générales, institutionnelles et juridiques
- Contrôler les règles et procédures administratives.
- Assurer une veille réglementaire, la diffuser et veiller à l'application de la réglementation.
- Préparer les instances de l'unité, y participer, suivre la mise en œuvre des décisions qui en découlent.
- Elaborer, mettre en œuvre et suivre les conventions et les partenariats de l'unité.
- Participer à la rédaction du rapport d'activité de la structure.
- Assurer la visibilité interne et externe de l'unité.

Planifier la mise en œuvre des ressources matérielles
- Gérer les moyens matériels de la MSHL.
- Assurer l'interface avec les organismes gestionnaires des bâtiments de l'unité.
- Accompagner et suivre les projets immobiliers relatifs à l'unité.
- Piloter les actes d'achat importants de l'unité.

Gérer les ressources humaines
- Superviser la gestion de la fonction du personnel.
- Superviser et gérer le plan de formation du personnel.
- Suivre la gestion de carrière du personnel.
- Mettre en place et suivre la démarche hygiène et sécurité de l'établissement.
- Préparer et assurer la mise en œuvre de l'ensemble des procédures de gestion collective des ressources humaines.

Superviser la mise en œuvre des ressources financières
- Élaborer le projet de budget et proposer la programmation annuelle.
- Suivre l'exécution du budget.
- Assurer le rôle d'interface avec les agents comptables des tutelles.
- Veiller à la bonne évaluation des ressources propres de l'unité et à leur juste affectation.
- Contribuer au développement des ressources propres de la composante.
- Suivre les contrats de recherche et de valorisation.
- Superviser la politique de marché public et s'assurer du respect des normes.

Activités annexes
- Peut remplacer le directeur ou la directrice-adjointe en cas d'absence.
- Peut initier une démarche d'éco-responsabilité au sein de la composante.

Compétences

• Savoirs :
- Avoir des connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique (Université et CNRS).
- Connaitre le statut des personnels des établissements publics.
- Connaitre les techniques et les règles de la comptabilité générale et/ou budgétaire ainsi que les procédures budgétaires et comptables de la comptabilité de l'Etat.
- Avoir une connaissance du code des marchés publics.
- Connaitre les règles générales en gestion financière.
- Avoir des connaissances en droit public.
- Connaitre les règles d'hygiène et de sécurité.
- Connaitre les principes et outils du management
- Maîtriser les principes et techniques de communication inter-personnels, de groupe et d'organisation.

• Savoir-faire :
- Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de l'unité.
- Analyser, expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Analyser des données et/ou concevoir des tableaux de bord. Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats.
- Réaliser des synthèses, rédiger des rapports ou des documents.
- Faire preuve de qualités rédactionnelles.
- Savoir utiliser l'environnement bureautique et les systèmes de communication et d'information.
- Conduire des négociations dans un cadre prédéfini.
- Manager et animer une équipe ; savoir gérer des conflits.
- Conduire un entretien.
- Savoir détecter en amont les situations d'urgence.
- Prévenir et gérer les conflits ou les situations sensibles.

• Savoir-être :
- Savoir anticiper.
- Savoir prendre des décisions et être force de proposition.
- Savoir rendre compte des situations à sa direction.
- Avoir un bon esprit de synthèse.
- Savoir hiérarchiser, établir des priorités et travailler dans l'urgence.
- Faire preuve de qualités relationnelles, d'adaptabilité et d'écoute.
- Faire preuve de discrétion professionnelle, de neutralité/impartialité et de loyauté institutionnelle.

Contexte de travail

Présentation de la structure
La MSHL est une maison de projets ; elle n'héberge pas d'unité ni n'assure la gestion de bâtiments. Elle est installée sur trois campus : à Nancy (Maison de la Recherche, 23-25 rue Baron-Louis ; Présidence, 91 av. Libération) et à Metz (Ile du Saulcy, bât. A ex-ISGMP).
La MSHL vient en appui à 21 unités de recherche (dont 3 UMR) principalement du secteur des Sciences Humaines et Sociales. Elle publie chaque année un appel à projets, qui est le principal outil d'assistance aux chercheurs. Elle héberge aussi des contrats de recherche, à caractère interdisciplinaire et fortement structurants.
La direction est composée d'un directeur (à Nancy) et d'une directrice-adjointe (à Metz).
La MSHL compte 11 personnels d'appui à la recherche (dont 3 CNRS) relevant des BAP D, F et J, appartenant à différents corps (IR, IE, ASI, Tech) et à différents statuts (fonctionnaires, CDI, CDD). L'équipe est organisée en 4 cellules (administration, données, projets, communication).

Mobilité géographique
Le/la Secrétaire général(e) exerce son activité principalement à Nancy, en plein cœur de ville, à dix minutes à pied de la gare, dans un bâtiment de caractère refait à neuf.
Il/elle se déplace à Metz chaque semaine.
Il/elle est amené(e) à rencontrer régulièrement ses interlocuteurs administratifs, à l'Université de Lorraine (sur ses différents campus) ou au CNRS (Délégation Centre-Est à Vandœuvre-lès-Nancy). Il/elle peut être amené(e) à représenter la direction, en cas d'empêchement, dans certaines réunions ou conseils. Il/elle participe deux fois par an à la conférence des Secrétaires généraux des MSH. Il/elle peut être amené(e) à visiter d'autres MSH, notamment dans le périmètre de la Délégation ou de la région Grand Est.

Liens fonctionnels et relationnels :
Au plan hiérarchique :
Le/la secrétaire général.e sera placé.e sous l'autorité directe du directeur de la MSHL.
Il/elle travaille en priorité avec la direction (directeur, directrice-adjointe, responsables de cellules) et les responsables scientifiques d'axes et de plateformes de la MSHL.
Au plan opérationnel ou relationnel :
Les interlocuteurs sont : l'agence comptable des tutelles, la DRV, la DBF, la DRH, la DAJ, la DLI, la DPI (UL), etc., mais également les services administratifs sur le territoire (DRARI, Région, FEDER, Métropoles…).