Missions

L' assistant. ou l'assistante assure la gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable

Activités

Contrôler la qualité et la cohérence des actes de gestion et des données saisies dans les outils spécifiques à l'activité
Procéder à l'engagement et à la liquidation des missions et des commandes (réservation des titres de transport et hébergements, services faits, vérification des factures)
Vérifier la disponibilité des crédits
Contrôler la conformité des dépenses vis-à-vis de la réglementation financière et comptable
Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations
Gérer les litiges éventuels auprès des différents acteurs (fournisseurs, chercheurs)

S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans ses domaines d'activité
Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
Réaliser des procédures administratives internes
Assurer la fonction de référent achat pour l'UAR et veiller au respect de la réglementation de l'achat public
Réaliser l'inventaire matériel de l'UAR

Compétences

Connaissances générales des modes de fonctionnement des administrations publiques
Connaissance des règles et des techniques de la comptabilité ; notamment de la comptabilité publique
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet)
Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Contrôler la légalité puis la régularité des opérations

Mettre en œuvre des procédures et des règles
Capacité à rédiger un compte rendu ou une note
Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
Savoir rendre compte de son activité
Savoir prioriser et organiser son activité en tenant compte des contraintes et en respectant les délais impartis

Communiquer et faire preuve de pédagogie
Aptitude à travailler en équipe
Faire preuve de réserve et discrétion, respecter la confidentialité
Qualité relationnelle pour travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes (chercheurs, services, fournisseurs)

Contexte de travail

La Maison des Sciences de l'Homme Paris Nord (MSHPN) est une structure d'accueil, d'impulsion et de promotion de la recherche en sciences humaines et sociales. Elle est rattachée aux universités Paris 8, Sorbonne Paris Nord et au CNRS (UAR 3258). La MSH PN est aussi un outil de partenariats et de synergies. En lien avec les thématiques de ses axes scientifiques, elle est la structure d'appui administratif ou l'espace d'hébergement pour 11 structures ou projets de recherche, leurs personnels et doctorants.
L'équipe d'appui à la recherche composée de 21 personnes est dirigée par la Secrétaire Générale. Cette équipe est articulée en plusieurs services : Communication, Logistique, Audiovisuel et Multimédia, Administratif et Financier, Pôle éditorial et numérique, Programmes scientifiques et Valorisation et des contractuels sur projets de recherche. L'assistant. ou l'assistante intègrera le service administratif et financier (SAF) composé de 2 agents. Il/elle sera sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service. Le SAF est au service de l’ensemble des porteurs de projet soutenus par la MSH, des structures hébergées que sont les trois GIS ainsi que de l’équipe interne à la Msh ; les interlocuteurs sont donc nombreux et de profils très différents.