Missions

Le ou la gestionnaire réalisera des actes financiers et administratifs dans le respect des procédures et en assurera le suivi. Il ou elle assurera la gestion financière de l’unité : commandes, dépenses, facturation, déplacements, tableaux de bord et archivage. Il ou elle prendra en charge certains aspects RH, comme le suivi des stagiaires et la transmission d’informations aux tutelles. Enfin, il ou elle contribuera à l’accueil et à l’organisation d’évènements, et participera à la vie de l’unité (réunions, groupes de travail, comptes rendus, archivage).

Activités

Missions principales

Gestion financière
- Engager les commandes et en assurer le suivi (envoi, livraison, facturation…)
- Assurer la mise à jour des dépenses par carte achat
- Assurer le suivi des flux de travail et demandes des tutelles (envoi des pièces justificatives, réalisation d’attestation…)
- Gérer les déplacements professionnels (missions)
- Participer ponctuellement à la réalisation de la facturation liée aux plateformes
- Compléter les tableaux de bords liés à la gestion financière de l’unité
- Assurer le classement et l’archivage des documents liés à la gestion financière de l’unité
- Procéder au suivi des immobilisations (inventaire des équipements)
- Suivre l’actualité administrative et financière et rendre compte avec exactitude les informations à la direction
- Participer à la rédaction de procédures internes

Gestion RH
- Gérer les dossiers des stagiaires
- Gérer le suivi des tickets repas
- Transmettre les informations RH aux tutelles (ex : arrêts de travail, changement de situation…)
- Mettre à jour et réaliser des tableaux de bords
- Participer à la rédaction de procédures internes

Missions secondaires

Accueil
- Soutenir la gestionnaire d’accueil pour la préparation d’évènements :
* Accueil du public,
* Gestion des plannings et agendas,
* Gestion des besoins logistiques (traiteur, matériel technique...)
* Vérifier les installations pour les réunions et évènements,
* Aider à la réalisation des devis et des factures (liés à l’accueil)

Missions transversales
- participer aux réunions et groupes de travail de l'unité
- rédiger des compte rendu
- archivage des documents de l'unité

Compétences

Savoirs / connaissances :

connaissances en gestion financière et techniques générales administratives, connaissances d’outils de gestion financière, connaissances de la fonction publique en particulier l’enseignement supérieur et la recherche

Savoir-faire :

maîtriser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte, messagerie), appliquer les procédures et savoir rendre compte de son activité, savoir gérer son temps et respecter les délais, savoir communiquer à l’écrit et à l’oral, connaissances en anglais appréciées

Savoirs-être :

être rigoureux et savoir faire preuve de fiabilité, avoir le sens de la confidentialité, bon relationnel, savoir structurer son travail

Contexte de travail

Le poste est rattaché à l’UAR 3194, Centre de recherche en écologie expérimentale et prédictive (CEREEP) - ECOTRON IDF, une structure dédiée à l’accueil et à l’accompagnement de la recherche expérimentale en écologie, ainsi qu’à l’enseignement et à la formation, sous la tutelle du CNRS et de l’ENS.

Le/la gestionnaire exercera ses fonctions sous la responsabilité directe de la responsable administrative et sera en contact régulier avec les équipes et services de l’unité.

Contraintes et risques

Contrat à partir du 10/09/2025.
Travail sur les 2 sites de l’unité (sites dans la même commune.
Déplacements pour formations ou réunions.
Congés à déposer selon le calendrier de gestion et du planning d’accueil.