Missions

Le/la gestionnaire réalisera des actes financiers et administratifs dans le respect des procédures et en assurera le suivi.

Activités

Activités principales :

Gestion financière
- Engager les commandes et en assurer le suivi (envoi, livraison, facturation…)
- Assurer la mise à jour des dépenses par carte achat
- Assurer le suivi des workflows et demandes des tutelles (envoi des pièces justificatives, réalisation d’attestation…)
- Gérer les déplacements professionnels (missions)
- Participer ponctuellement à la réalisation de la facturation liée aux plateformes
- Compléter les tableaux de bords liés à la gestion financière de l’unité
- Assurer le classement des documents liés à la gestion financière de l’unité
- Procéder au suivi des immobilisations (inventaire des équipements)
- Suivre l’actualité administrative et financière et rendre compte avec exactitude les informations à la direction
- Participer à la rédaction de procédures internes

Gestion RH
- Gérer les dossiers des stagiaires
- Gérer le suivi des tickets repas
- Transmettre les informations RH aux tutelles (ex : arrêts de travail, changement de situation…)
- Mettre à jour et réaliser des tableaux de bords

Activité secondaire :
Accueil
- Soutenir la gestionnaire d’accueil pour la préparation d’évènements :
- Accueil (physique et téléphonique) du public,
- Gestion des plannings et agendas,
- Vérifier les installations pour les réunions et évènements,
- Aider à la réalisation des devis et des factures (liés à l’accueil)

Compétences

Savoirs / connaissances :
connaissances en gestion financière et techniques générales administratives, connaissances d’outils de gestion financière, connaissances de la fonction publique en particulier l’enseignement supérieur et la recherche
Savoir-faire :
maîtriser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte, messagerie), appliquer les procédures et savoir rendre compte de son activité, savoir gérer son temps et respecter les délais, savoir communiquer à l’écrit et à l’oral, connaissances en anglais appréciées
Savoirs-être :
être rigoureux et savoir faire preuve de fiabilité, avoir le sens de la confidentialité, bon relationnel, savoir structurer son travail

Contexte de travail

Le poste est rattaché à l’UAR 3194, Centre de recherche en écologie expérimentale et prédictive (CEREEP) - ECOTRON IDF, une structure dédiée à l’accueil et à l’accompagnement de la recherche expérimentale en écologie, ainsi qu’à l’enseignement et à la formation, sous la tutelle du CNRS et de l’ENS.

Le/la gestionnaire exercera ses fonctions sous la responsabilité directe de la responsable administrative et sera en contact régulier avec les équipes et services de l’unité.

Contraintes et risques

travail à temps incomplet (60%) soit 3 jours par semaine (idéalement mardi, jeudi et vendredi),
travail sur les 2 sites de l’unité (sites dans la même commune),
déplacements pour formations ou réunions,
congés à déposer selon le calendrier de gestion et du planning d’accueil,