Missions

Le (la) gestionnaire administratif-ve assure, le secrétariat et l'archivage des actes administratifs courants au sein d'une équipe de 5 personnes.

Activités

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Rédiger des courriers et documents administratifs
- Classer et archiver les documents du service
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques
- Gérer et traiter les informations orales (téléphone, etc…)
- Gérer et traiter les information écrites (courrier, messagerie…) à l'arrivée et au départ
- Apprécier le degré d'urgence et de confidentialité des informations écrites
- Assurer la rédaction de courrier et de documents administratifs en relation directe avec l'élu concerné
- Saisir, mettre en forme, éditer des documents (courrier, rapports, supports de présentation)
- Mettre à jour les fichiers de données du service
- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers
- Diffuser les informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du CAES du CNRS

Compétences

- Connaître les techniques de secrétariat
- Hiérarchiser l'importance des courriers et appels téléphoniques
- Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
- Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la mise en oeuvre de logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur)
- Appliquer les règles d'usage et les procédures administratives
- Goût du travail en équipe, rigueur et discrétion
- Confidentialité

Contexte de travail

L'USAES est une unité d'appui à la recherche basée au Siège du CAES du CNRS, à Vincennes (94). Le service Administration, composé de 5 personnes, est rattaché au directeur de la structure. Le-la gestionnaire administratif-ve sera placé(e) sous la responsabilité de la responsable du service Administration.