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Gestionnaire administratif d'actions de communication (H/F)


Date Limite Candidature : mardi 24 mai 2022

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Informations générales

Référence : MOY700-SANBUS-082
Lieu de travail : VILLEURBANNE
Date de publication : mardi 22 mars 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 8 mois
Date d'embauche prévue : 2 mai 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : A partir de 1667€ brut mensuel selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein du service communication de la délégation régionale du CNRS Rhône Auvergne, le(la) gestionnaire administratif(tive) d'actions de communication assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du service.
Il/Elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures, en particulier dans le cadre des commandes du service auprès de prestataires et fournisseurs.
Il/Elle participe enfin à la mise en œuvre d'actions ou d'évènements internes et externes.

Activités

Pour chaque évènement institutionnel, interne ou grand public, il/ elle assiste la ou le porteur de projet dédié au projet. Il/Elle est chargé(e) de :
- mobiliser les ressources internes et externes nécessaires sur les consignes du porteur de projet (scientifiques, lieux culturels, budgets…)
- participer à l'organisation des réunions de projets (réservation et installation des salles ou des visios) et prendre en charge la rédaction des comptes rendus
- répondre aux besoins techniques et administratifs nécessaires aux projets (choix et suivi des prestataires, organisation logistique, conventions…)
- identifier, prioriser et collecter les textes et images utiles pour la conception des actions et supports de communication
- participer à l'installation des lieux d'évènements (salle, projection, stand…)
- participer à l'accueil et l'orientation des publics lors des évènements
- participer aux bilans des évènements en compilant les éléments qualitatifs et/ou quantitatifs nécessaires.

Le(la) gestionnaire administratif(tive) d'actions de communication assure également les activités transverses du service :
- élaborer de la revue de presse et la valoriser auprès des laboratoires et des partenaires
- archiver les données collectées ou générées par le service
- actualiser les bases de données des contacts du service
- assurer le suivi des prestataires et fournisseurs
- réaliser et suivre les conventions de collaboration transverses aux actions du service
- participer à l'animation des réseaux du service (convocations, lettres de liaison régulières, organisation de réunions).
- mettre en relation intervenants scientifiques et bénéficiaires de l'offre d'animation CNRS.

Compétences

- Maîtrise des outils de bureautique, en particulier le Pack Office
- Travail en équipe et en mode multi-projets
- Fiabilité rédactionnelle et esprit de synthèse
- Bon relationnel
- Capacité à gérer des priorités, à planifier et à respecter des délais
- Expérience du travail dans un délai contraint
- Capacité d'autonomie avec reporting régulier
- Collecte d'informations pertinentes sur un sujet donné (technique, administratif, thématique…)
- Connaissance générale du paysage de la recherche appréciée (structuration, thématiques, voire laboratoires de référence dans la région)
- Connaissance générale du fonctionnement et des règles administratives publiques
- Connaissance générale des technologies de communication et multimédia.

- Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative.
- Première expérience de minimum 1 an exigée en gestion administrative
- Une expérience en gestion administrative dans une équipe communication est un plus.

Contexte de travail

Composé de quatre personnes, le service communication de la délégation du CNRS en Rhône Auvergne est en charge des actions de communication internes et externes du CNRS sur ce territoire et de l'accompagnement dans ce domaine d'environ 120 structures opérationnelles de recherche ou de service de Lyon, Saint-Étienne et Clermont-Ferrand. Il travaille avec ces laboratoires, notamment via un réseau de correspondants Communication, ainsi qu'avec les autres services régionaux du CNRS, le siège de l'organisme et ses partenaires locaux.

Informations complémentaires

- Bureau localisé à Villeurbanne, campus de La Doua.
- Travail possible en soirée et en week-end ; sur le territoire Rhône Auvergne (essentiellement à Lyon, mais également à Clermont-Ferrand ou St Etienne) ; pas plus de 5 ou 6 fois dans l'année en fonction de l'agenda des évènements organisés et selon les capacités de l'agent. Lors de l'installation de ces évènements, l'équipe communication est amenée à porter des charges (tables, chaises, cartons de documentation, petit matériel…).
- Le contrat est proposé jusqu'au 31 décembre 2022 et pourra être prolongé au-delà
- Un restaurant d'entreprise est sur le site.
- Le remboursement partiel des titres de transport est possible sous certaines conditions (plafond réglementaire).

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