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Portail > Offres > Offre MOY1800-CAMPLO-031 - Assistant.e administratif·ive et financier·ière H/F

Assistant.e administratif·ive et financier·ière H/F


Date Limite Candidature : dimanche 17 mars 2024

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant.e administratif·ive et financier·ière H/F
Référence : MOY1800-CAMPLO-031
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : LILLE
Date de publication : mercredi 24 janvier 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 19 février 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : A partir de 2148.78€ bruts mensuel
Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion financière et comptable

Missions

L’assistant.e administratif.ve et financière a pour missions, d’une part, d’apporter une assistance de proximité aux Unités de recherche et/ou de service qui rencontrent des difficultés temporaires en matière de gestion administrative et financière, et, d’autre part, d’assurer un appui aux gestionnaires financiers et comptables du service « Affaires Générales » de la Délégation Régionale

Activités

Mission 1 : Apporter une assistance de proximité aux Unités de recherche et/ou de service qui rencontrent des difficultés temporaires en matière de gestion administrative et financière

- Engager les dépenses dans le respect des règles des finances publiques
- Procéder aux opérations préalables à l'acquittement des factures
- Contrôler quotidiennement les flux des applications et engager les actions correctives si besoin
- Procéder aux réservations de titres de transport et/ou d'hébergement pour les agents des Unités
- Préparer les pièces justificatives de contrats de recherche
- Renseigner les systèmes d'information
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation
- Assurer la continuité de service avec la gestionnaire en charge des crédits de la Délégation Régionale
- Interagir avec les services « Finances, Achats et Comptabilité », et « Ressources Humaines », pour apporter les éléments de réponse aux questions posées par les unités en difficulté

Mission 2 : Assurer un appui aux gestionnaires financiers et comptables du service « Affaires Générales »

- Procéder à la validation des demandes de réservation de titres de transport et/ou d'hébergement des agents de la délégation ou des personnels de la circonscription disposant de convocations (formation, concours, comité national)
- Établir des bilans financiers et réaliser des points de situation réguliers avec le pôle « Formation et Valorisation du Potentiel Humain » du Service des Ressources Humaines
- Assurer le suivi des dossiers des agents et solder leurs états de frais
- Renseigner les agents sur les procédures liées aux déplacements
- Engager les dépenses dans le respect des règles des finances publiques
- Procéder aux opérations préalables à l'acquittement des factures
- Collecter et contrôler les pièces justificatives des dossiers
- Contrôler quotidiennement les flux des applications et engager les actions correctives si besoin
- Procéder à l'archivage des pièces administratives et comptables
- Mettre à jour les procédures applicables dans une logique de continuité du service rendu aux Unités

Compétences

Savoir-être
- Avoir le sens de l’organisation ; savoir prioriser les actions
- Disposer de qualités relationnelles et pédagogiques
- Faire preuve de rigueur et d’autonomie ; être organisé·e
- Avoir le sens du travail en équipe
- Savoir rendre compte
- Savoir respecter la confidentialité des informations

Savoir-faire
- Savoir gérer son activité dans le respect d’un calendrier et d’un cadre de gestion complexe
- Maîtriser les outils bureautiques
- Savoir rédiger des notes et des procédures
- Maîtriser les techniques de communication, orale comme écrite
- Maîtriser des techniques de contrôle interne

Savoirs
- Connaître les règles fondamentales du code des marchés publics
- Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application
- Savoir mettre en œuvre les règles financières et comptables édictées par l’établissement
- Posséder un niveau d’anglais A1-A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Contexte de travail

La Délégation Hauts-de-France est l'une des 17 Délégations Régionales du CNRS. Elle assure la représentation du CNRS sur la circonscription des Hauts-de-France et coordonne les activités de soutien administratif auprès de la cinquantaine d’Unités de recherche et/ou de service, regroupant près de 1 000 personnels, permanents et non permanents, employés par le CNRS.
Les Unités de recherche rattachées à la circonscription des Hauts-de-France disposent, en principe, d’une structure administrative leur permettant d’assurer une gestion autonome, en lien avec les services de la Délégation Régionale du CNRS. Toutefois, certaines Unités de recherche et/ou de service peuvent se retrouver en difficulté temporaire par manque de personnel administratif. Pour pallier ces difficultés temporaires, la Délégation Régionale met à la disposition de ces Unités des agents dont les compétences, en matière de gestion administrative et financière, leur permettent de retrouver un fonctionnement propice à la bonne réalisation de leurs activités de recherche. Le présent poste s’inscrit dans ce dispositif d’assistance aux Unités.
L’agent est affecté au Service « Affaires Générales » de la Délégation Régionale Hauts-de-France du CNRS. Il est placé sous la responsabilité hiérarchique directe de la coordinatrice administrative. L’agent travaille en étroite collaboration avec plusieurs autres services de la Délégation Régionale (en particulier, service des Ressources Humaines et service « Finances, Achats et Comptabilité ») et les Directeur·rice·s d’Unité.