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Portail > Offres > Offre MOY1700-CATTAN-090 - Secrétaire en gestion administrative H/F

Secrétaire en gestion administrative H/F


Date Limite Candidature : mardi 19 mars 2024

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Secrétaire en gestion administrative H/F
Référence : MOY1700-CATTAN-090
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : RENNES
Date de publication : mardi 13 février 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 avril 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1920 à 2015 euros brut mensuel selon expérience
Niveau d'études souhaité : Niveau 4 - (Bac)
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative

Missions

Le/la secrétaire en gestion administrative est placé.e sous la responsabilité hiérarchique de l’Assistante de Direction. Le/la secrétaire en gestion administrative réalise de manière polyvalente des activités de gestion administrative en lien avec l’activité de l’équipe de direction dans un environnement multi-tutelles et multi-sites. Il/Elle interagit avec des interlocuteurs variés tant en interne qu'en externe.

Activités

- Gestion d’un agenda complexe
- Gestion des déplacements (réservation transports et hébergements sur la plate-forme dédiée)
- Réalisation des états de frais
- Sous la responsabilité de l’assistante de direction, assurer un soutien logistique dans l’organisation, la préparation et le suivi de réunions et manifestations internes et externes
- Constituer des fonds de dossiers pour les réunions internes et externes
- Rédiger ponctuellement des comptes rendus de réunion
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Rédiger des mails et courriers en les adaptant au contexte et au niveau de l’interlocuteur (directions fonctionnelles, direction des unités de recherche, partenaires institutionnels)
- Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi des dossiers
- Alimenter des bases de données
- Tenir à jour des listes de diffusion et des fichiers de contacts
- Appliquer les procédures
- Assurer le suivi du classement et de l’archivage

Compétences

- Savoir gérer les priorités, discerner les urgences
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité – avoir le sens de l’organisation – Savoir anticiper
- Savoir partager et communiquer avec un binôme – Savoir rendre compte
- Avoir le sens du travail collectif et d’adaptation aux procédures internes
- Avoir des qualités relationnelles
- Avoir le sens de la confidentialité
- Avoir une maitrise avancée des outils bureautiques en particulier Outlook et Excel, pack office
- Bonne expression écrite et orale. Bonne orthographe.
- Etre organisé et réactif – Respecter les échéances

Contexte de travail

Le/la secrétaire en gestion administrative exerce ses activités au sein de la délégation régionale Bretagne et Pays de la Loire du CNRS qui comprend 80 agents répartis dans 5 services.

La déléguée régionale assure des missions de gestion et d'appui aux 70 unités de recherche ainsi que des missions de représentation de l'établissement public CNRS sur le territoire (composé de 2 régions et 3 grandes métropoles) ; elle contribue à l'animation et à la coordination de la communauté scientifique. Elle met en œuvre tous les actes administratifs accompagnant la vie des laboratoires (gestion des personnels, gestion budgétaire et financière, contrats de collaborations ou de prestation, etc.).


Contraintes et risques

Continuité de service au sein du Secrétariat de la Déléguée régionale et de son Adjointe

Informations complémentaires

Contrat renouvelable ; 38H30 44 jours de congés annuels
Transport prise en charge à 75% des abonnements frais de transport collectif
Forfait mobilité durable
Restaurant inter administrations
Formation continue : prise de poste et évolution des compétences
Comité d'entreprise : tickets cinéma, sorties enfants,