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Assistant-e en gestion financière et administrative au sein de la MITI (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY1661-SONVEL-005
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 7 février 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 avril 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1970 à 2208 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience sur un poste à responsabilités équivalentes)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Assister la Directrice de la Mission pour les initiatives transverses et interdisciplinaires, participer à la mise en œuvre et au suivi des différentes actions de la mission, gérer le budget.

Activités

Gestion budgétaire :

- Préparer le budget, l'organiser et contrôler son exécution
- Attribuer les crédits budgétaires affectés aux AAP (Notifications via BFC)
- Procéder aux opérations d'engagement de commandes et de missions dans le logiciel dédié GESLAB,
- Traiter les Workflows en provenance du SCTD (Service Central de Traitement de la Dépense)
- Etablir des bilans financiers
- Assurer le reporting interne (avancement des dossiers, dates limites...)
- Assurer la coordination et le suivi des activités de la gestionnaire de la plateforme des réseaux métiers
- Réaliser une veille pour la direction et l'équipe sur l'évolution des règles comptables, financières, RH , et des missions.
- Renseigner l'équipe, les instituts et les porteurs et porteuses de projet sur les règles et modalités concernant la gestion des crédits et les ressources humaines (information sur la réglementation applicable et facilitation des démarches dans des situations courantes de gestion financière)

Gestion administrative:

- Diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de la Mission pour les initiatives transverses et interdisciplinaires, faire le lien avec les Instituts et les services
- Gérer l'agenda et les contacts de la Directrice de la mission
- Gérer les missions de la Directrice et organiser celles du service
- Organiser les réunions du COPIL et en assurer la logistique
- Assurer le lien entre les membres de l'équipe et la directrice en cas de déplacement de cette dernière.
- Rédiger des courriers administratifs et des comptes rendus de réunion à diffusion interne et/ou externe
- Organiser et préparer la logistique des colloques et des réunions des Appels à projets et des manifestations scientifiques relatives à ces derniers en collaboration avec les chargées de suivi de projets scientifiques (planning, réservations de salles, restauration, missions pour les invités préparation de fond de dossier avec l'aide des membres de la mission...)
- Gérer les congés annuels et les Comptes Epargne Temps des personnels dans AGATE
- Organiser le classement des dossiers et leur archivage régulier

Compétences

Connaissances :

- Maîtriser les techniques de gestion administrative et financière
- Avoir des connaissances sur l'organisation et le fonctionnement d'un EPST
- Connaître le fonctionnement des laboratoires et de leurs besoins.
- La maîtrise de l'anglais serait un plus mais non indispensable

Savoir-faire :
- S'adapter à la réglementation et aux procédures spécifiques au domaine de la formation
- Connaitre les logiciels de bureautique courants (Word, Excel) et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du CNRS (SIMBAD, RESEDA, LABINTEL, AGATE ). Des formations internes seront dispensées sur le logiciel SIMBAD
- Planifier les activités et respecter les échéances
- Etablir des états de synthèse
- Posséder une grande capacité d'organisation
- Elaborer des actes de gestion dans un domaine spécialisé ou sur l'ensemble d'un domaine cohérent
- Conduire plusieurs taches en parallèle

Savoir être :
- Avoir un excellent relationnel à l'oral et à l'écrit
- Etre autonome
- Etre rigoureux et polyvalent
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
- Savoir informer et rendre compte

Contexte de travail

Placé-e sous la responsabilité de la Directrice de la Mission pour les initiatives transverses et interdisciplinaires, l'assistant-e en gestion administrative et financière interagit avec les membres de l'équipe ( 3 chargé-e-s de gestion et de suivi de projets scientifiques interdisciplinaires et/ou transverses, une responsable de la plateforme des réseaux métiers, ainsi que la gestionnaire des réseaux, un informaticien, une rédactrice web et un agent administratif en soutien aux colloques et gestion), les services de la délégation PMA et du siège du CNRS, ainsi qu'avec les Instituts.

Le CNRS est un acteur essentiel de l'évolution du paysage de l'enseignement supérieur et de la recherche en France. En son sein, la Mission pour les initiatives transverses et interdisciplinaires (MITI) conduit une réflexion coordonnée et transversale à l'organisme afin d'assurer la mise en œuvre d'une politique de soutien et de renforcement de l'interdisciplinarité. La MITI s'appuie sur les actions des instituts du CNRS, elle dispose de différents outils (appel à projets thématiques, colloques prospectifs, initiatives transverses, ..) afin d'accroitre les interactions entre équipes de disciplines variées.

Informations complémentaires

Une bonne connaissance des laboratoires de recherche et de leur fonctionnement est souhaitable.

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